Verhuurmap

Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement is een aanvullend document bij het verhuurcontract. Zo’n reglement bevat extra informatie om ervoor te zorgen dat de verhuur vlot verloopt.

Zorg ervoor dat het reglement voor de huurder vlot raadpleegbaar is. Hang het op in de lokalen, geef hen een afgedrukt exemplaar bij het te ondertekenen contract en biedt het aan op je website.

Wat je hier juist in zet, kies je eigenlijk zelf. Je zorgt wel best voor een duidelijke, beknoptie en concrete omschrijving.

Hieronder vind je een aantal mogelijke onderwerpen.

• Afval (Hoe wordt er gesorteerd?)

• Opkuis (Moet er worden geveegd? Met nat worden gekuist?)

• Lawaai (Vanaf hoe laat moet het buiten stil zijn?)

• Kampvuur (Mag je een kampvuur maken? Hoe groot mag het kampvuur zijn?)

• Gebruik van materiaal (Mogen de tafels buiten worden gezet?)

• Maximumcapaciteit van de verschillende ruimtes

Hieronder kan je een aanzet voor een huishoudelijk reglement downloaden, pas het aan op maat van de situatie van jouw groep. Nadien stop je het in de infomap.

Inventarislijst

Er staat ongetwijfeld zeer veel materiaal in de lokalen die jullie verhuren. Maak een volledige inventaris van al dat materiaal. Dat is handig om aan huurders mee te geven, zodat zij weten wat zij allemaal kunnen verwachten bij aankomst van de gehuurde infrastructuur. Daarnaast kan dat ook worden gebruikt om na te gaan of alle materialen nog aanwezig zijn bij vertrekt. Het kan ook dienen om intern bij te houden waar er schade aan is, wat er is kwijtgeraakt en wat er dus eventueel moet worden vervangen of opnieuw aangekocht.

Formulier voor eindafrekening van gemaakte kosten

Mochten de kosten voor energie, afval en water niet opgenomen zijn in de verhuurprijs, dan moet je die op het einde van de verhuurperiode nog afrekenen. Onderaan de pagina kan je een printbare versie downloaden van de eindafrekeningstool.

Informatiemap

Je verzamelt best alle modeldocumenten in één overzichtelijke informatiemap. Zorg voor een stevige map en steek de infobladen in plastieken mapjes.

Wat steek je nog allemaal in je informatiemap?

• Contactgegevens van de verhuurverantwoordelijke

• Noodnummers: Als er zich een noodsituatie voordoet, moeten huurders zo snel mogelijk de juiste instanties (dokter van wacht, ziekenhuis, brandweer, antigifcentrum…) kunnen bereiken.

• Grondplan: Maak een plannetje van hoe je lokaal er in originele toestand uitziet. Op die manier weten huurders hoe ze bij de opkuis alles terug op hun plaats moeten zetten.

• Praktische adressen: Geef een beschrijving van de leuke (bos, speelplein, zwembad…) en interessante (station) plekjes in de buurt.

• Handleiding: Bijvoorbeeld van de (huishoud)toestellen.

• Bevraging: Op die manier kan je bevindingen van huurders verzamelen. Waren ze tevreden over hun verblijf en hebben ze eventueel opmerkingen die het comfort van huurders nog kan verbeteren?