Privacyverklaring De Ambrassade vzw
Lees meer over wat De Ambrassade met je gegevens doet.
De bescherming van uw persoonsgegevens is voor De Ambrassade vzw van het hoogste belang. In deze privacyverklaring beschrijven we welke maatregelen er worden genomen om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen conform de Belgische privacywetgeving en de Europese General Data Protection Regulation (GDPR). Met deze toelichting wensen we u duidelijk te informeren hoe we binnen De Ambrassade vzw zorg dragen voor uw persoonsgegevens.
Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 14 mei 2018.
Rollen van De Ambrassade vzw
De Ambrassade vzw is enerzijds verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens in de verschillende processen en systemen die van toepassing of in gebruik zijn in De Ambrassade vzw. Anderzijds is De Ambrassade vzw ook als dienstenleverancier verwerker waarbij we mogelijks in aanraking komen met persoonsgegevens van onze klanten die wij op hun vraag verwerken. Als verwerker wordt een verwerkingsovereenkomst voorzien conform de wetgeving die door beide partijen nagelezen en getekend dient te worden.
De Ambrassade vzw zal zowel als verwerkingsverantwoordelijke en/of verwerker de nodige technische en organisatorische maatregelen nemen ter bescherming van de persoonsgegevens. Als verwerker zullen we steeds bijstand verlenen aan de verwerkingsverantwoordelijke conform onze verwerkingsovereenkomst.
Activiteiten van De Ambrassade vzw
We onderscheiden twee activiteitengroepen:
Professionele dienstverlening: dit bestrijkt vooral het aanbieden van vormingen en werkgroepen waarvoor onze doelgroep zich moet inschrijven.
Werving:
Rekrutering: deze activiteit is specifiek gericht op rekrutering van kandidaten voor openstaande vacatures of stageplaatsen.
Social media
De Ambrassade vzw beschikt over een bedrijfspagina op o.a. LinkedIn, Facebook, Instagram en X om u als klant in een B2B-context te informeren over onze diensten, actuele topics, evenementen, werken bij De Ambrassade vzw, enz. U bent vrij om De Ambrassade vzw wel of niet te volgen via deze social media.
Nieuwsbrieven
De Ambrassade vzw gebruikt eveneens regelmatig nieuwsbrieven om u in een B2B context te informeren, deze informatie is afgestemd en gebaseerd op uw functie/rol binnen uw bedrijf met als grondslag het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Indien u via onze website inschrijft voor de nieuwsbrief omdat u interesse hebt in de activiteiten van De Ambrassade vzw geeft u uw toestemming aan ODe Ambrassade vzw om uw contactgegevens (zie verder) op te nemen in onze CRM-database en kunnen deze verder aangewend worden voor activiteiten onder dezelfde grondslag. Bij elke nieuwsbrief heeft u de mogelijkheid om u hierop uit te schrijven via een 'unsubscribe-button', in dat geval ontvangt u geen verdere nieuwsbrieven.
Welke gegevens worden verzameld?
Wij ontvangen en verwerken gegevens van organisaties/bedrijven/leveranciers/partners/onderaannemers enz. en hun medewerkers en vrijwilligers in het kader van een samenwerking of toekomstige samenwerking (prospectie).
Deze gegevens vallen in de categorie “Algemene Identificatiegegevens” en omvatten:
Bedrijf/organisaties
Adresgegevens (Straat, nummer, postcode, gemeente/stad)
Naam
Voornaam
E-mailadres
Telefoonnummer
Optioneel: Mobiel nummer
Financiële bijzonderheden (o.a. rekeningnummer, betalingen, …)
Opleiding en vorming Aanwezigheid Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
Waarom verzamelen wij uw gegevens?
Alle persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor volgende doeleinden:
Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen
Het versturen van ons jaarlijks papieren magazine en jaarlijks vormingsaanbod
Het inschrijven voor evenementen van De Ambrassade vzw, inclusief het sturen van informatiemails voor en na de evenementen
Occasionele e-mails met een aanbod voor evenementen of informatie die direct aansluiten bij een recente deelname aan een voorbij evenement
Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting)
Rekrutering
Deze gegevens hebben we nodig voor onze standaard organisatievoering en uitoefenen van onze diensten. Conform de GDPR stemt dit overeen met "de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van de overeenkomst" en het “Gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke”.
De algemene identificatie gegevens dienen onder andere voor:
Professionele contacten via telefoon, gsm, email enz.
Ondersteuning vanaf de helpdesk/permanentie
Dienstverlening aan uw organisatie en medewerkers
Nieuwsbrieven en informatie omtrent onze vormingen en informatieproducten. Voor deze communicatie is er een opt-in/opt-out mogelijkheid.
Verzorgen van opleidingen, vormingen, beleidswerkgroepen.
Marketingactiviteiten
Hoe verzamelen wij uw gegevens?
Dit kan op verschillende wijzen gebeuren waaronder:
Persoonlijk/telefonisch/mail contact
Contactformulieren op onze website
Contacten op vormingen, opleidingen, beleidswerkgroepen, enz.
Contacten via onze partners
Social media
Hoelang worden uw gegevens bijgehouden?
Zolang de samenwerking bestaat en niet door een van beide partijen opgezegd werd, worden de persoonsgebonden gegevens bijgehouden. Na het beëindigen van de samenwerking worden de persoonsgebonden gegevens nog zeven jaar bijgehouden gelet op de wettelijke minimumbewaartermijnen voor boekhoudkundige en fiscale zaken. Als betrokkene kan u uitdrukkelijk vragen om deze reeds vroeger te verwijderen zonder dat echter de wettelijke bewaartermijnen geschonden worden.
Overdracht aan derde partijen
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw gegevens aan personen of ondernemingen die geen deel uitmaken van De Ambrassade vzw.
Indien we gebruik maken van een externe verwerker, zullen we er altijd op toezien dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld en op een veilige manier worden gebruikt. De externe verwerker zal steeds contractueel verbonden zijn met De Ambrassade vzw. Zo zullen de verwerkers nooit op eigen initiatief uw persoonsgegevens mogen gebruiken.
Minimale gegevensverwerking
De persoonlijke gegevens die wij verzamelen zijn adequaat en relevant voor onze doeleinden. We beperken onze verzameling van uw persoonsgegevens tot een minimum hoeveelheid dewelke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens verwerken.
Automatische verwerking & profilering
De Ambrassade vzw doet geen profilering, tevens gebeurt er geen volledige automatische verwerking van uw persoonsgegevens.
Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?
Wij voorzien de nodige technische en organisatorische maatregelen om de veiligheid van uw persoonsgegevens te garanderen.
De Ambrassade vzw stelt alles in het werk om haar netwerk grondig te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang en om de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en de bedrijfsgegevens van haar klanten en/of leveranciers te beschermen. De Ambrassade vzw heeft de nodige maatregelen uitgewerkt conform ISO 27001/27002 , daarnaast zijn er specifieke extra veiligheidsmaatregelen waaronder:
Encryptie van de harde schijven in de laptops van onze medewerkers (Bitlocker).
Verplichte pincode voor smart devices.
Multi-factor authenticatie voor toegang tot technische informatie van onze klanten/leveranciers.
Organisatorisch beschikken we over een uitgewerkt informatie veiligheidsbeleid, bijhorend actieplan, een privacyverklaring en duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Tevens zijn de nodige processen en procedures aanwezig om dit beleid optimaal uit te voeren en te volgen.
Wat zijn uw rechten en hoe kan u ze uitoefenen?
Als betrokkene heeft u verschillende rechten, deze zijn opgesomd in de GDPR en omvatten o.a.
Recht op inzage persoonsgegevens
Recht op wijziging van persoonsgegevens
Recht op gegevenswissing
Recht op dataoverdracht
Recht van bezwaar
Recht op beperking van de verwerking
Deze rechten kunnen kosteloos uitgeoefend worden door een duidelijk verzoek in te dienen bij onze administratie. Hierin staat vermeld op welk recht u wenst beroep te doen met toelichting en hoe wij u kunnen contacteren. U kan dit melden via volgende kanalen:
Contacteer De Ambrassade
Contactgegevens
Alle gegevens worden opgenomen in de bestanden van De Ambrassade vzw. Als verwerkingsverantwoordelijke zijn wij verantwoordelijk voor de naleving van ons informatie veiligheidsbeleid in al onze vestigingen.
Verwerkingsverantwoordelijke: De Ambrassade vzw
Leopoldstraat 25, 1000 Brussel
Alle voorschriften zoals vroeger opgelegd door de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) en momenteel door de Gegevensbeschermingsautoriteit worden door De Ambrassade vzw gevolgd. Als u het niet eens bent met de manier waarop De Ambrassade vzw uw gegevens verwerkt, kan u contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Tel+32 (0)2 274 48 00 - Fax +32 (0)2 274 48 35