Info voor jeugdwerkorganisaties

Wat verandert er vanaf 2027?

Vanaf 1 januari 2027 moeten jeugdwerkorganisaties een uittreksel strafregister (model 596.2) opvragen bij bepaalde vrijwilligers vanaf 20 jaar en medewerkers.

Dit is een resultaatsverbintenis: je moet kunnen aantonen dat je het uittreksel hebt opgevraagd en gecontroleerd.

Daarnaast moet je om de drie jaar opnieuw een uittreksel opvragen bij iedereen die onder de verplichting valt.

Wat kan jouw organisatie al doen ter voorbereiding?

Het uittreksel strafregister moet worden opgevraagd vanaf 1 januari 2027. In tussentijd kan je organisatie zich reeds voorbereiden op deze maatregel.

We hebben nog niet alle informatie, dus we weten dat het niet evident is om je voor te bereiden. Je kan wel met je organisatie starten aan de voorbereiding van deze punten:

Communicatie

• Zorg ervoor dat je team op de hoogte is van deze wijziging. Plan bijvoorbeeld een moment in om iedereen te informeren.

• Bepaal wanneer en hoe je gaat communiceren naar je vrijwilligers en andere betrokkenen binnen je organisatie.

• Creëer draagvlak binnen je team en organisatie.
  Communiceer tijdig en transparant over de nieuwe verplichting. Leg uit waarom het uittreksel uit het strafregister wordt gevraagd en wat dit betekent voor medewerkers en vrijwilligers. Voorzie ruimte voor vragen en bezorgdheden, en betrek betrokkenen bij de praktische uitwerking binnen je organisatie. Zo vergroot je het begrip voor de maatregel en verloopt de invoering doorgaans vlotter.

Inhoudelijke voorbereiding

• Denk na over wie deze maatregel binnen jullie organisatie zal opvolgen. In wiens takenpakket zal dit terechtkomen na de zomermaanden?

• Zorg ervoor dat zo weinig mogelijk mensen het uittreksel te zien krijgen. Organisaties bekijken best zelf welke rolverdeling haalbaar is, maar het principe blijft: beperk de toegang van gevoelige informatie tot de strikt noodzakelijke personen.

• Laat deze perso(o)n(en) zich inlezen in de materie.

• Monitor het nieuws dat binnenkomt rond het uittreksel en ga met deze nieuwe uitleg aan de slag. Wij zorgen ervoor dat jullie zo goed mogelijk op de hoogte blijven.

Administratieve voorbereiding

Het correct opvragen en verwerken van uittreksels strafregister is een belangrijk onderdeel van de voorbereiding. Denk hierbij aan volgende aandachtspunten:

• Voorzie een veilige manier om uittreksels te ontvangen: vermijd e‑mail. Kies voor een veilige digitale oplossing of controleer het document rechtstreeks op het toestel van de vrijwilliger.

• Bewaar het uittreksel nooit op de server. Het uittreksel mag niet worden opgeslagen in mappen, mailboxen, gedeelde drives of back-ups. Na controle moet het document onmiddellijk verwijderd worden. Bekijk hoe je die ontvang- en verwijderprocedure zal vormgeven.

• Maak alvast een logboek op.

  In het logboek noteer je uitsluitend de naam en datum van registratie.

  Je bewaart geen kopie van het uittreksel of geen details over eventuele vermeldingen.

• Spreek duidelijke deadlines af met vrijwilligers en medewerkers.

  Een uittreksel strafregister mag maximaal 1 maand oud zijn op het moment van controle. Controleer dat zeker.