Procedure indienen
Om variabele subsidies te ontvangen dient elk van bovenstaande verenigingen om de 5 jaar een beleidsnota in bij het Vlaams departement Cultuur, Jeugd & media, die is goedgekeurd door haar algemene vergadering (of bestuursorgaan indien de vereniging geen algemene vergadering heeft). Volgende zaken zijn verplichte elementen in een beleidsnota:
De doelstellingen en indicatoren voor de beleidsperiode
Een toelichting bij eventuele samenwerking en netwerking
De informatie over het bereik van de vereniging
De informatie over het gelijkekansenbeleid dat ze voert
Een begroting en een toelichting bij de begroting
De informatie over het integriteitsbeleid dat ze voert
Een (korte) toelichting over de inspanningen en het proces waarbij de beleidsnota is tot stand gekomen na een democratisch proces in de vereniging en bevraging van de doelgroep.
De vereniging dient deze nota in ten laatste op 1 januari. Van het voorgaande jaar op de subsidie (1 jaar op voorhand).
Beoordeling-onderhandeling-toekenning variabele subsidie
Om de verdeling van variabele subsidies te maken verzamelt de Vlaamse Regering de volgende input:
Advies van de beoordelingscommissie op de nota
Advies van de Vlaamse administratie op de nota
Beschikbare informatie over de werking van de vereniging van de afgelopen 5 jaar
De Vlaamse regering doet dan een toekenning van een bepaald subsidiebedrag of niet op basis van bovenstaande input. De minister deelt dit uiterlijk op 15 oktober, van het jaar van de aanvraag, toe.
Bij toekenning wordt er een beheersovereenkomst gesloten tussen de Vlaamse Regering en de vereniging, ten laatste op 31 maart, van het eerste jaar van de beleidsperiode. Hierin staan ten minste:
Bepaling van de strategische en operationele doelstellingen
Bepaling van de bijbehorende resultaats- en inspanningsindicatoren
Het toegekende subsidiebedrag
Bij een vermindering van variabele subsidies kan dit maximaal halveren ten opzichte van een vorige beleidsperiode (Dit bij ernstige gebreken die zijn vastgesteld door inspecties of bij een beoordeling van de werkingsverslagen.)
Als de Regering de beslissing van toekenning niet tijdig meedeelt, ontvangt de vereniging ten minste het bedrag dat haar is toegekend voor het lopende jaar.
Het subsidiebedrag kan gewijzigd worden door de gezondheidsindex, de verplichtingen voor de werkgevers door afgesproken arbeidsovereenkomsten of wijzigingen in de uitgavenbegroting van de Vlaamse overheid.
Uitgebreide informatie over de beoordeling-onderhandeling-toekenningsfase vind je hier in de online toolbox.
