Goed contact houden met elkaar

1. Eigenaar - jeugdvereniging

De verhouding tussen eigenaar en gebruiker of huurder is bij een woonhuis anders dan bij een jeugdlokaal. In dit laatste geval is er geen één-op-één- relatie. Bij een jeugdlokaal is er een relatie tussen twee of meerdere groepen mensen: dat kan bv. enerzijds het bestuur van een kerkfabriek of parochiale vzw zijn, de inrichtende macht van een school, – en anderzijds de groepsleiding, de leidings- of bestuursploeg, het bestuur van de lokalen-vzw.

Daarom is er nood aan een goed en duidelijk contact tussen de eigenaar en de gebruiker of huurder.

Geen idee wie de eigenaar is van jouw gebouw? Lees dan dit artikel.

2.  Soorten contacten

Weten de mensen van de parochiale vzw wie de nieuwe groepsleiding is? Weet de jeugdvereniging wie de reële eigenaar is van het gebouw en wie het aanspreekpunt is? Kennen ze elkaars verantwoordelijkheden? Is er duidelijkheid over wanneer er waarover met elkaar contact wordt opgenomen? Zijn er duidelijke afspraken tussen eigenaar en huurder/gebruiker wat er moet gebeuren als er grotere werken nodig zijn, bijvoorbeeld omdat het dak lekt?

Leg dit alles vast in enkele formele contactmomenten:

•   minstens 1 keer per jaar met (enkele afgevaardigden van) de eigenaar en (enkele afgevaardigden van) de jeugdvereniging, om nieuwe verantwoorde- lijken voor te stellen, voor sleuteloverdracht, om afspraken te maken of te bevestigen...

Daarnaast bevordert informeel contact tussen de eigenaar en de jeugdvereniging de goede samenwerking:

•   Spreek elkaar aan op de buurtfeesten

•   Stuur het programmaboekje van de jeugdvereniging naar de eigenaar. Zet berichtjes over de jeugdvereniging online.

•   Nodig elkaar uit op evenementen.

Dat maakt het veel gemakkelijker om rond de tafel te gaan zitten wanneer er serieuzere zaken moeten besproken worden.

3. Slechte relatie?

Er kunnen verschillende redenen zijn waarom doorheen de tijd een slechte of gebrekkige relatie tussen de jeugdvereniging en de eigenaar is ontstaan. Zowel voor de eigenaar als voor de gebruiker/huurder is het noodzakelijk om die relatie terug op te bouwen of te herstellen. Dit is niet altijd van- zelfsprekend. Van beide kanten kunnen er grote verschillen zitten in de verwachtingen ten aanzien van elkaar, in bereidheid tot engagement… Wacht echter niet op elkaar, maar neem initiatief.

Waarschijnlijk zijn er niet alleen praktische of juridische zaken te bespreken met elkaar. Het loont de moeite in gesprek te gaan over de band tussen jeugdvereniging en eigenaar. Er zitten waarschijnlijk meer gelijkenissen dan verschillen tussen jullie! Graaf maar eens in de geschiedenis van je jeugdvereniging…1

Dit wil niet zeggen dat de relatie tussen je vereniging en de eigenaar per sé intens moet zijn. Ze moet in alle geval wel duidelijk zijn, zodat beide partijen elkaars verwachtingen kennen en ook van elkaar weten wie ze moeten aanspreken voor vragen of afspraken. Het contact tussen eigenaar en vereniging moet ook veilig en comfortabel aanvoelen, zodat beide partijen zich gerespecteerd voelen, elkaar kunnen vertrouwen en zich goed voelen bij het contact. Beide partijen moeten ook eerlijk en open kunnen zijn tegen elkaar en hebben geen verborgen agenda’s. Ze moeten beiden een toekomst zien in hun samenwerking.

Al die zaken zijn goede randvoorwaarden om tot betere overeenkomsten te komen, indien dit nodig blijkt te zijn.
Voor meer tips over overeenkomsten, lees dit artikel. 

4.  Continuïteit

Ook continuïteit van de contactpersoon van zowel de eigenaar als de gebruiker is van belang voor een goed en duurzaam contact. Als de eigenaar elke keer een andere contactpersoon naar voren schuift, of de jeugdvereniging stuurt bij elk overleg een andere leider of leidster, dan wordt het erg moeilijk om goede afspraken te maken.

Kies er daarom (zowel eigenaar als gebruiker) voor om steeds iemand mee te sturen die dit contact langdurig wil opvolgen (minstens 2 of 3 jaar). Voor een jeugdvereniging kan de hoofdverantwoordelijke zich engageren om enkele jaren als contactpersoon te fungeren. Maar ook een oudercomité, een volwassen begeleider, een geëngageerde oud-leidster… kunnen voor die continuïteit zorgen. Voor de eigenaar zelf kan er best één goed aanspreekbare contactpersoon worden aangeduid die zowel persoonlijk als per mail en telefoon bereikbaar is voor de jongeren.

Laat je je als jeugdvereniging vertegenwoordigen door iemand van buiten de actieve leidings- of bestuursploeg, dan is het aangewezen om toch ook iemand uit de actieve leidings- of bestuursploeg mee te laten gaan, zodat ook de communicatie met de jeugdvereniging zelf niet verwatert.

Zowel voor de jeugdvereniging als voor de eigenaar geldt dat er steeds iemand bij moet zijn die gemachtigd is om iets te tekenen en beslissingen te nemen. Bij een feitelijke vereniging is dat de hoofdverantwoordelijke. Bij een vzw is dat iemand van de Raad van Bestuur.