(ver)bouwen met deskundigen

Gezien de speciale technieken en de specifieke noden op het gebied van geluidsbeheersing vond jeugdhuis De Brik het wenselijk om met degelijke aannemers en architecten te werken.

Denk ook aan de veiligheid, sommige taken vragen een bepaalde expertise en specifieke veiligheidsmaatregelen. Niet elke vrijwilliger heeft deze ‘handigheid’ en ‘kennis’.

KSJ Beitem werkte bewust met aannemers en niet met vrijwilligers. Als er iets fout loopt, kan je vrijwilligers niet aansprakelijk stellen; aannemers wel. Ook is het voor vrijwilligers een groot risico als hen iets overkomt.

Een architect en aannemers blijven nog tien jaar aansprakelijk. Als er binnen de eerste tien jaar na de oplevering constructiefouten optreden, dan moeten zij (of hun verzekering) instaan voor het herstel. Dat aspect is uiteraard belangrijker bij ruwbouwwerken dan bij de schilderwerken.

Wie er bij de vrijwilligers ‘opdraait’ voor een fout, is vaak niet evident. Dat is ook de reden waarom veel werk wordt uitbesteed aan aannemers.

Jeugdverenigingen hebben ervaring met activiteiten organiseren voor kinderen en jongeren. Maar laten we het toegeven: wat het bouwen van een jeugdlokaal betreft, kan het zeker geen kwaad om advies te vragen aan deskundigen op dat terrein.

Jurist en notaris

Moet je kiezen tussen een huurovereenkomst, recht van opstal of gebruiksovereenkomst? Wil je statuten opstellen voor een vzw? Sluit je een contract af met een architect op aannemer? Het kan helpen om je te laten bijstaan door een jurist. Officieel is dat niet vereist, maar het is altijd interessant. Vraag raad bij je koepel. Ze kunnen je helpen met advies en voorbeelddocumenten.

Een notaris regelt allerlei dingen in verband met eigendommen, erfenissen en verkoopaktes. Als je geen grond of gebouw koopt, heb je geen notaris nodig. Anders ben je verplicht om met een notaris te werken. De brochure 'Den Deal' van Locomotief15 helpt je al een eindje op weg. Bekijk zeker ook de info op www.notaris.be.

Architect

Chiro Wezel: De rol van de architect in een dergelijk project mag niet onderschat worden. Het is essentieel dat je een architect hebt die aanvoelt wat een jeugdbeweging is, iemand die ervaring heeft met gelijkaardige bouwprojecten en de werking van bewegingen. De onze had daarvoor al een parochiaal centrum getekend en opgevolgd.

De architect geeft ‘advies aan de opdrachtgever’ en tekent de plannen van het bouwproject. Een architect is dus raadgever, maar beslist niet. Dat is de taak van de opdrachtgever zelf.
In België is het bij de meeste bouwwerken verplicht om te werken met een architect, maar er zijn enkele uitzonderingen. Die en andere informatie tref je aan op www.ruimtelijkeordening.be.

De taak van de architect eindigt niet bij het aanvragen van een stedenbouwkundige vergunning. Ook de opvolging van de werken is een juridische verplichting. Natuurlijk is het af te spreken hoe vaak dat toezicht gebeurt: hoe minder toezicht, hoe goedkoper een architect, maar ook hoe minder steun of advies je krijgt. Bij je ‘aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning’ (kort: bouwaanvraag) moet je kunnen verwijzen naar het contract tussen de architect en opdrachtgever?

Een architect kan dus veel meer voor je doen dan alleen maar de uiteindelijke bouwplannen tekenen. Bespreek met je architect welke taken die zal opnemen. Die taken kunnen onderverdeeld worden in verschillende fasen:

• Onderzoek en studie: Stabiliteitstudies, uitvoerbaarheidstudies, technische studies over de sanitaire installaties...

• Opmaak van een voorontwerp: Hierbij houdt de architect al rekening met de opgegeven wensen van de opdrachtgever en met de voorschriften die gelden op het terrein.

• Opmaak dossier voor de bouwaanvraag: Dat zijn de plannen op basis waarvan de gemeente kan beslissen of de stedenbouwkundige vergunning toegekend wordt of niet. Ze bevatten minstens de exacte locatie van het project, de afmetingen, de aanduiding van de gebruikte materialen en alle nodige formulieren.

• Verdere uitwerking van het bouwproject: Dat zijn de uitvoeringsplannen met alle verdere technische detaillering die nodig is om het gebouw door aannemers te kunnen laten bouwen. Ook de opmaak van bestek en meetstaat horen hierbij, zodat er voor de juiste materialen een offerte wordt gemaakt. Het is verplicht om een veiligheidscoördinator aan te stellen bij bouwwerken waarbij meerdere aannemers betrokken zijn (ongeacht de omvang van het project). Dat geldt zowel voor nieuwbouwprojecten als voor renovaties. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het aanstellen van een veiligheidscoördinator. De architect kan een adviserende rol spelen en kan zelfs de coördinatie op zich nemen als deze daarvoor gekwalificeerd is.

• Opmaak van het dossier voor de prijsaanvraag: Het dossier wordt verspreid naar aannemers met de vraag om een prijsofferte in te sturen.

• Keuze van de aannemer(s): De architect staat de opdrachtgever bij in de keuze van de beste aannemers. De gekozen aannemer sluit een contract af met de opdrachtgever.

• Controle van de uitvoering van de werken: De architect controleert de werken op regelmatige basis, geeft aanwijzingen waar nodig en lost eventuele problemen op. Die controleert ook of de facturen die opgemaakt worden door de aannemers in overeenstemming zijn met het contract.

• Begeleiding bij de oplevering van de werken: Onmiddellijk na de werken helpt de architect, de opdrachtgever met de ‘voorlopige oplevering’ van de werken. Dat wil zeggen dat het gebouw direct na de bouw gecontroleerd wordt en dat eventuele fouten of tekorten gemeld worden. De aannemer moet die dan nog in orde brengen. Een jaar later wordt het gebouw ‘definitief opgeleverd’, opnieuw met bijstand van de architect.

Ook als de architect een kennis is, is het goed om die (al dan niet symbolisch) te vergoeden (in verband met verzekering en 10-jarige aansprakelijkheid). Spreek af wat ‘inbegrepen is in de prijs’: bestaande lokalen opmeten, aanwezig zijn op werkgroepvergaderingen, plaatsbeschrijving, de werken ‘coördineren’ (dat is niet hetzelfde als de werken ‘opvolgen’), aanbestedingsdossier uitwerken... Op www.architect.be kun je meer informatie vinden.

Aannemers

Chiro Sivi: Met de aannemers verliep het werk zeer vlot. Ze werkten aan een uurloon en werden geholpen door een aantal vrijwilligers. Belangrijk daarbij is dat je aannemers hebt die flexibel zijn en die kunnen omgaan met jonge mensen.

De aannemers voeren de werken uit. Zij staan in voor de goede uitvoering. Welke werken ze allemaal uitvoeren, varieert van aannemer tot aannemer, dat vraag je hen beter zelf eens. Er zijn ruwbouwaannemers, elektriciens, vloerders: van alles wat. De dakwerker kan soms ook het daktimmerwerk doen, sommige houtwerkers maken ook trappen.

Vaak komen de aannemers pas op de proppen als het volledige project op papier staat.

Je kan ook werken met een bouwteam. Dan zit je al bij het concretiseren van het project rond de tafel met aannemers, zodat ze van bij het begin kunnen helpen met praktische tips en ramingprijzen. Dat kost de aannemer wel meer tijd (en geld). Tenzij het oud-leiding, oud-bestuursleden of ouders zijn die dat graag gratis doen.

Het kan zijn dat je vastberaden bent om te werken met één bepaalde aannemer. Zo niet, dan vergelijk je het beste verschillende prijsoffertes. Peren met appels vergelijken is geen evidentie, daarom is het goed om je architect een aanbestedingsdossier te laten opmaken. Dat dossier bevat uitgewerkte tekeningen, materiaalbeschrijvingen en uitvoeringsdetails. Met een bijbehorende meetstaat waarin alle hoeveelheden van alle soorten elementen opgelijst staan, kan de aannemer aan de slag om zijn prijs op te maken.

Maak op voorhand goede afspraken over de prijs: kies je voor een vaste prijs per hoeveelheid (bv. per lopende meter, per vierkante meter) of kies je voor een ‘globale prijs’? Zorg dat je afspreekt wat jullie hulp inhoudt. Kies je voor een uurloon, dan kun je gewoon helpen om de kost te drukken.

Spreek op voorhand af waar je kan en mag helpen en welke dingen de architect en aannemer het beste zelf doen.

Bouwcoördinatie

Als de plannen uitgetekend en de aannemers gekozen zijn, moet alles nog gecoördineerd geraken. Zijn de gevelstenen op tijd besteld? Vergeten de vrijwilligers die de betonplaat zelf maken niet dat eerst de riolering geplaatst moet worden? Kunnen de elektriciens nog net voor het bouwverlof hun werk afronden of wordt alles een maand uitgesteld? Is er elektriciteit en een betonmolen aanwezig op de werf? ...

Een bouw coördineren doe je niet tussendoor. Misschien is er iemand die ervaring in de bouw heeft of misschien ziet je architect het zitten?

Tegenwoordig zijn er ook mensen die daar hun beroep van maken. We spreken dan van een bouwcoördinator. Je kan ook kiezen om te werken met één ‘algemene aannemer’ in plaats van met verschillende aannemers. Een ‘algemene aannemer’ staat in voor alle werken door zelf te werken met ‘onderaannemers’.

Voor jeugdverenigingen met weinig bouwervaring is het geen luxe om een bouwcoördinator te hebben.