Bouwcomité of stuurgroep

In een bouwproces heb je altijd een groepje mensen nodig die een trekkende rol spelen in het bouwproject. Zij vormen eigenlijk de stuurgroep van het bouwproject.

Het is belangrijk dat deze stuurgroep zorgvuldig wordt samengesteld. Enkele tips:

• Een bouwproject brengt heel wat juridische en administratieve verplichtingen met zich mee. Neem daarom mensen op in de stuurgroep die tijd en/of expertise hebben (bvb. oud-leiding, ouders, ex-voorzitters).

• Zorg ook voor voldoende actieve vrijwilligers in de stuurgroep (de helft +1), zodat je als leidings- of bestuursploeg zelf genoeg inspraak hebt.

• Vermijd anderzijds een stuurgroep die enkel uit actieve vrijwilligers bestaat. Dat legt de normale werking van de groep of het jeugdhuis stil.

• Maak vooraf goede afspraken met de stuurgroep!

Wat doet een stuurgroep?

In een eerste fase zal dit groepje mensen vooral nadenken over de planning van het bouwproces, de mogelijkheden aftasten. Wellicht moet er een vzw opgericht worden. De stuurgroep leidt dit in goede banen.

In een tweede fase maakt de stuurgroep de plannen concreet en spreekt ze mensen aan voor bepaalde taken.

In een derde fase volgt de stuurgroep vooral de lopende zaken op en behoudt ze het overzicht over het hele bouwproject. We denken hierbij aan offertes, werkplanning, opvolgen aannemers, giften, enz.

Na afloop van het bouwproject worden meestal andere mensen aangesproken voor het beheer van het nieuwe lokaal. Toch kunnen de leden van de stuurgroep nog een belangrijke rol spelen. Zij hebben het project namelijk op de voet gevolgd en kunnen de afspraken rond het beheer van het nieuwe lokaal mee in goede banen leiden.

Welke vorm neemt de stuurgroep aan?

De stuurgroep of het ‘sturend orgaan’ kan verschillende vormen aannemen:

• Als je als jeugdvereniging grote kosten en/of verantwoordelijkheden gaat opnemen, zoals  opdrachtgever  zijn van het (ver)bouwproject , is het aan te raden om een lokalen-vzw op te richten. Deze vzw neemt bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid bij het sluiten van contracten over van de ondertekenaar. Het is dan de vzw die aansprakelijk kan gesteld worden en niet de ondertekenaar. Het vzw-statuut wordt ook vaak geëist door een partner die bijvoorbeeld eigenaar is van de grond, zoals de Kerkfabriek of de gemeente. Soms wordt er ook een vzw opgericht waarin meerdere partners zetelen.

• Als de gemeente de opdrachtgever  is, kan je best een werkgroep oprichten met alle partners rond de tafel. Een vzw oprichten is dan niet nodig. Om de werkgroep efficiënt te laten werken kan je de tips en suggesties rond het beheer van een vzw overnemen. Werk bijvoorbeeld ook met verschillende rollen zoals een voorzitter, penningmeester, secretaris, …)

In de praktijk komen er trouwens ook andere vormen van ‘stuurgroepen’ voor. Bijvoorbeeld de gemeente regelt alles, zonder veel inspraak van de jeugdvereniging, of één persoon (bv. een oudleiding) regelt de bouw van a tot z. Het spreekt voor zich dat deze mogelijkheden niet aan te raden zijn.