PR en communicatie

Je deelt best de hele bouwperiode op in drie onderdelen:

• Aanvangsfase (intenties, inspraak, plannen, zoektocht naar geld)

• Bouwfase zelf (funderingen, muren, dak, afwerking)

• Openingsmoment en daarna

Het is moeilijk om voor de volledige periode een communicatieplan op te stellen, dus beperk je gerust per fase. Hou regelmatig wel een brainstorm over de toekomstige communicatie. Bereik je iedereen? Gebeurt dat op de goede manier? Wat kan beter? Wat kan anders? Is het niet te tijdsintensief?

Bij de aanvangsfase

KSJ Beitem hield een informatievergadering waar veel ouders en leiding op aanwezig waren. Hier werd ook toenadering gezocht tot de kerkfabriek en het stadsbestuur en er werden vrijwilligers geronseld.

Verschillende doelgroepen vragen verschillende vormen van communicatie. Onthoud dus dat je verschillende manieren zult moeten gebruiken om ‘de’ omgeving bij je project te betrekken.

We sommen enkele mogelijkheden op:

• De leden kunnen maquettes en tekeningen maken van hun droomlokaal.

• Organiseer je een evenement om de nodige centen bijeen te sprokkelen, laat dan weten waar het geld voor gebruikt zal worden.

• Denk met de leiding na over de principes die je wilt hanteren bij de bouw van het lokaal (Milieuvriendelijk? Polyvalent? Toegankelijk? Inclusief?).

• Met een sponsordossier loop je alle handelszaken af in de omgeving.

• Op een informatievergadering leg je de plannen voor aan ouders, opvoeders, buurtbewoners, oud-leiding of oud-bestuursleden.

• Publiceer een steunoproep in de regionale krant.

• Organiseer een ‘bouw je lokaal’-spel op de plaats waar het nieuwe lokaal moet komen.

• Verspreid folders in de omgeving van het te bouwen lokaal of jeugdhuis.

• Zet een maquette van het te bouwen lokaal bij de oprit van het oude lokaal.

Gedurende de bouwfase

Chiro Sivi: Tijdens de werken stond er permanent een bord met “Dit project wordt gerealiseerd met medewerking van vele vrijwilligers en met middelen van...”.

Het is aan te raden om gedurende het bouwproces mensen te blijven informeren, en af en toe al eens een feestje te geven als een van de grotere stappen
afgewerkt werd. Vergeet ook niet voldoende terug te koppelen naar de toekomstige gebruikers van de lokalen.

Alle helpers aan het bouwproject van Chiromeisjes Sint-Wivina werden halverwege de werkzaamheden getrakteerd op een vat van de burgemeester, een vat van de pastoor, een vat van de bouwleverancier en een vat van de brouwer.

• Plaats een infobord vooraan op de bouwgrond (“Hier bouwt ...”).

• De eerste steenlegging nodigt traditioneel uit tot een receptie en enkele dankwoordjes.

• Probeer het verzette werk geregeld te tonen via een infoblaadje, een website, social media, een gemeentelijk blad...

• Vergeet niet om foto’s te nemen van het bouwproces! Die kun je zowel gebruiken voor verdere communicatie als om mensen te bedanken.

• Is de ruwbouw klaar? Is het dak af? Moet je dan geen feestje geven?

• Erken het engagement van de vele vrijwilligers op tal van momenten: reik de maandelijkse baksteen uit, voorzie eens een ontspannend moment, trakteer op lekker eten en drank.

• Organiseer halverwege een sponsordag. Nodig alle sponsors uit en trakteer hen op een receptie. Vergeet ook de pers niet, en hang de logo’s van de sponsors op.

• Organiseer tussentijds een feestje om de bouw van het (nieuwe) lokaal te vieren.

Openingsmoment

De Chiromeisjes van Wezel organiseerden bij de opening een barbecue waarop onder meer de omwonenden uitgenodigd werden.

Naar het openingsmoment wordt meestal lang uitgekeken. Laat dat dan ook niet zomaar voorbijgaan. Je kunt één of meerdere openingsmomenten houden, voor één of meerdere doelgroepen. Wat is er mogelijk?

• De klassieke feestelijke opening met het doorknippen van een lint

• Een opendeurdag voor de omwonenden

• Een volledig feestweekend met spelen, activiteiten, wafelenbak en drankgelegenheid

• Organiseer een barbecue voor de omgeving

• Presenteer voor het gebouw een fotoreportage van het hele bouwproces

• Creëer een gelegenheid tot speechen voor de burgemeester of de schepen van jeugd, de hoofdsponsor...

• Verstuur alvast een persbericht en nodig de pers uit op het openingsfeest. Vraag na bij jouw netwerk of de jeugddienst wie de juiste contactpersonen zijn.

• Hou een officiële sleuteloverdracht tussen de vzw-voorzitter en de eindverantwoordelijke van de jeugdvereniging?

•  …

Jeugdhuis De Brik nodigde de dag voor de heropening alle buurtbewoners (+/- 100) schriftelijk uit. In die brief werd meteen ook de verbouwing en de doelstelling van het jeugdhuis toegelicht. Jammer genoeg kwamen maar drie buurtbewoners een kijkje nemen.