Betrokkenheid omgeving

Als mensen nog nooit van je organisatie of je bouwproject gehoord hebben, hoe zouden ze zich dan betrokken kunnen voelen? Je omgeving informeren en sensibiliseren kan zeer nuttig zijn.

Hoe sterker de betrokkenheid, hoe groter je draagvlak, hoe meer kennis van zaken en hoe meer middelen ter beschikking. Soms steken mensen zelfs ongevraagd een handje toe. Als je hulp vraagt of een financiële actie op touw wilt zetten, dan zullen de bevraagden die je vereniging kennen sneller hun steentje bijdragen.

Betrokkenheid verkrijgen

• Informeer zoveel mogelijk mensen, dat creëert betrokkenheid. Een rubriek met informatie in het gemeentelijk infoblad, folders verspreiden in de wijk, een infomailtje, een pagina op de website, een post via social media, een artikeltje in de regionale krant: je bouwproject bekend maken is de eerste stap om de omgeving te betrekken.

  Een eerste vereiste is immers dat mensen weten wat er allemaal gebeurt. Kijk niet op een informatiekanaal meer of minder. Zorg dat de mensen weten waar je organisatie voor staat en dat je aan het (ver)bouwen bent.

•  Een tweede stap is sensibiliseren. Overtuig de mensen ervan dat je bouwproject de gemeenschap en omgeving ten goede komt. Voor jou en je nabije omgeving is dat een evidentie, maar niet iedereen beschouwt een jeugdhuis of een jeugdbeweging in de wijk als een meerwaarde. Je zult je organisatie dus moeten verkopen. Gebruik je informatiekanalen dan ook meteen om wervende teksten te verspreiden.

Enkele gouden tips:

• Geef niet louter een droge opsomming van het gerealiseerde werk. Laat bijvoorbeeld weten dat de fundering er ligt omdat bouwfirma X zijn betonmolen gratis liet gebruiken. En dat de vrijwilligers er elke zondag van gebruik hebben gemaakt. Deel ook enkele anekdotes, bv.: dat je vrijwilligers de eerste keer de verhoudingen van water, zand en cement verwisseld hadden? Missen is menselijk en mensen helpen mensen.

• Verwerk veel namen van medewerkers en sponsors in je nieuwtjes. Mensen die willen helpen, zullen vlugger eens een praatje maken met vrijwilligers die ze al kennen. En die vrijwilligers zullen kennissen, die hun over het bouwproject aanspreken, vlugger over de streep kunnen trekken om hun steentje bij te dragen. Zorg ook dat je mensen uit alle generaties betrekt. Als leidings- of bestuursploeg heb je vaak een te klein netwerk bij oudere generaties. Geef ‘de omgeving’ dus voldoende inrijpoorten tot je organisatie. Enkel een mailadres en een telefoonnummer vermelden is meestal onvoldoende.

• Als je bouwproject wat afwijkt van ‘het normale’, trek je sneller de aandacht van de media en sponsors. Wat dacht je van strobalenbouw, een extra duurzaam gebouw, een speciale constructie? Maak natuurlijk een plan op basis van jullie noden.

Betrokkenheid behouden

Een bouwproces neemt doorgaans nogal wat tijd in beslag. Zelfs als alles van een leien dakje loopt, mag je op maanden tot zelfs ruim een jaar of meer rekenen. Het kan dus een zware opdracht worden om over een langere periode de betrokkenheid te behouden. En dan hebben we het alleen nog maar over de termijn van het bouwen zelf. Er gaan vaak nog jaren van plannen en onderhandelen aan vooraf.

Je zult iedereen dus enthousiast moeten blijven houden. Veel goed begonnen projecten gingen ten onder door mensen die afhaakten. Er liggen immers veel hindernissen in het vooruitzicht. Wees realistisch en probeer die één voor één te overwinnen.

• Zorg ervoor dat je meerdere einddoelen inbouwt. Een bouwproces bestaat uit verschillende stappen. Benoem die concreet en markeer ze in je planning. Zo ervaren al je medewerkers dat het proces eindig is.

• Grijp die einddoelen ook aan om even stil te staan bij de weg die je al afgelegd hebt. Je kunt van die tussenstappen ook een feestelijk moment maken waarbij je appreciatie toont voor de steun van alle betrokkenen. Denk bijvoorbeeld aan de volgende stappen: de eerste steen wordt gelegd, de fundering is afgewerkt, de muren zijn opgetrokken, het dak is geplaatst... Een tussentijds feestje om een afgesloten fase te vieren is leuk én het geeft zin in meer.

• Door elke afgeronde bouwfase aan te grijpen om de medewerkers te bedanken en het gerealiseerde werk te tonen aan de buitenwereld, hou je iedereen erbij betrokken. Dat zal uiteraard niet voldoende zijn. Deel frequent schouderklopjes uit en zorg dat er tijd en ruimte is om af en toe ook iets ontspannend te doen dat los staat van het bouwproces. Waarom roep je geen werkgroepje in het leven om de medewerkers regelmatig te verwennen met een hapje, een drankje en een feestje?

• Zijn er onvoldoende middelen voorhanden, dan kun je er ook voor kiezen om eerst lokaal A te bouwen en op langere termijn (5 jaar?) de realisatie van lokaal B aan te pakken. Als er vijf jaar later nog leden van de eerste bouwploeg zijn blijven hangen, zal lokaal B met een minimum aan hindernissen gebouwd worden. Net zoals fasering het werk minder uitzichtloos maakt, is dat ook het geval voor opsplitsing van de bouwplannen. Op die manier kunnen mensen zich immers engageren om één of twee jaar hard mee te werken. De realisatie van het tweede lokaal is dan voor de volgende generatie.

• Wanneer mensen sponsorden of geld leenden, laat hun dan weten waarvoor hun geld gebruikt werd. Dat kan hen stimuleren om later nog eens geld te investeren.

Informatiestroom om betrokkenheid te behouden

Net zoals informatiedoorstroming mee betrokkenheid kan creëren, zul je die informatiestroom ook nodig hebben om de betrokkenheid te behouden.

Verspreid de nodige informatie regelmatig. Beperk je niet tot één aankondiging, persbericht, artikel, post of folder. Herhaling werkt. Informeer dus over de verschillende fasen van het project.

Verspreid gericht informatie naar de omgeving. Denk dus eerst na over wie je wanneer wilt bereiken voor je aan de slag gaat.

• Zeker je leden en hun ouders/opvoeders moeten de nodige informatie krijgen, wil je hen erbij betrokken houden.

• Je kunt een persbericht versturen naar de regionale krant. Ideaal is het wanneer je iemand bereid vindt om langs te komen en de ploeg vrijwilligers te fotograferen voor ‘hun’ ruwbouw.

• Probeer ook wat ruimte te verkrijgen in het gemeentelijk infoblad of magazine. Als de gemeente op één of andere manier betrokken is bij je bouwproject moet dat zeker lukken. Vergeet de gemeente dan ook niet als partner te vermelden, ook zij komen graag eens ‘in het nieuws’ met een positief bericht.

• Een goedkoop middel om informatie te verspreiden, is een pagina op de website die de verschillende stappen in het proces weergeeft.

• Maak posts op jullie social media kanalen.