Convenant
Bij een convenant wordt een onroerend goed gebruikt in ruil voor 'jeugdwerk'-output. De overeenkomst wordt afgesloten met de gemeente, meestal voor een korte termijn.
Een convenant tussen een gemeente en een jeugdvereniging voor een jeugdlokaal is een formele overeenkomst waarin de afspraken en samenwerking tussen beide partijen worden vastgelegd. In dit document staat bijvoorbeeld hoe de gemeente het jeugdlokaal ter beschikking stelt aan de jeugdvereniging en welke verantwoordelijkheden beide partijen hebben. Het convenant zorgt voor duidelijkheid en voorkomt misverstanden.
In het convenant staan vaak afspraken over het gebruik van het jeugdlokaal, zoals de tijden waarop de ruimte beschikbaar is, welke activiteiten er mogen plaatsvinden en hoe het onderhoud wordt geregeld. Ook kunnen er afspraken in staan over financiële steun van de gemeente aan de jeugdvereniging, bijvoorbeeld voor het onderhoud of de inrichting van het lokaal. Beide partijen ondertekenen het convenant om aan te geven dat ze akkoord gaan met de afspraken.
Zo'n convenant is juridisch bindend, wat betekent dat beide partijen zich aan de afspraken moeten houden. Als er problemen of conflicten ontstaan, kan het convenant helpen om deze op te lossen door terug te verwijzen naar de vastgelegde afspraken. Het is een belangrijk instrument om de samenwerking soepel te laten verlopen en ervoor te zorgen dat het jeugdlokaal goed wordt gebruikt en onderhouden.
Win-win voor gemeente en jeugdvereniging
Voor de gemeente is het een win-win omdat zij zo kunnen laten zien dat ze betrokken zijn bij de jeugd in hun gemeente. Door een jeugdlokaal beschikbaar te stellen en afspraken te maken over het gebruik, dragen ze bij aan een positieve en veilige plek voor jongeren om samen te komen. Dit kan ook helpen om jeugdactiviteiten te ondersteunen en te stimuleren, wat bijdraagt aan een levendige en betrokken gemeenschap.
Voor de jeugdvereniging is het een win-win omdat ze verzekerd zijn van een vaste plek voor hun activiteiten. Dit geeft hen stabiliteit en de mogelijkheid om hun plannen en evenementen beter te organiseren. Bovendien kunnen ze vaak rekenen op financiële steun of hulp bij onderhoud van het lokaal, wat hen in staat stelt zich meer te focussen op hun activiteiten en minder op de zorgen rond de faciliteiten. Hierdoor kunnen ze beter inspelen op de behoeften en wensen van hun leden.
Een convenant is elke akte of schriftelijk vastgelegde afspraak tussen een overheid en andere partijen van privaatrechtelijke aard (of een lagere overheid). Overheidsopdrachten, publiek-private samenwerking of huurovereenkomsten behoren niet tot deze categorie.
Een convenant is een win-win situatie gebaseerd op wederzijdse engagementen.
Het jeugdwerkinitiatief levert een output: jeugdwerk voor kinderen en/of jongeren. Deze output wordt in het convenant besproken.
Het gemeentebestuur geeft hiervoor in ruil subsidie en/of service, diensten. Bijvoorbeeld het ter beschikking stellen van lokalen.
Voor het jeugdwerkinitiatief betekent dit een input van middelen om de doelstellingen te realiseren terwijl de gemeente voorziet in het ondersteunen van het jeugdwerk en jeugdwerkinfrastructuur met geld of materiele goederen.
IN DE BROCHURE JEUGDLOKALEN & OVEREENKOMSTEN LEES JE MEER OVER
De structuur van een convenant
Extra tips bij het afsluiten van een convenant
MODEL CONVENANT
Wie sluit het convenant af?
Een convenant wordt afgesloten tussen twee of meer partijen om afspraken en samenwerking vast te leggen. In het geval van een jeugdlokaal betreft het een convenant tussen een gemeente en een jeugdvereniging. Het is gebruikelijk, maar niet altijd verplicht, dat de jeugdvereniging een vzw-structuur (vereniging zonder winstoogmerk) heeft. Een vzw biedt namelijk juridische en organisatorische voordelen, zoals duidelijkheid over de verantwoordelijkheden en het vermogen om subsidies aan te vragen. Dit maakt de samenwerking met de gemeente eenvoudiger en betrouwbaarder.
Het voordeel van een convenant voor de jeugdvereniging is dat het hen zekerheid en stabiliteit biedt. Ze krijgen een vaste plek voor hun activiteiten, en vaak worden er afspraken gemaakt over financiële steun of hulp bij het onderhoud van het lokaal. Dit maakt het mogelijk voor de jeugdvereniging om zich volledig te concentreren op hun activiteiten en leden, zonder zich zorgen te hoeven maken over de faciliteiten. Een mogelijke valkuil van een convenant is echter dat het de jeugdvereniging kan beperken in hun flexibiliteit. Strikte afspraken kunnen betekenen dat ze minder vrijheid hebben om spontaan activiteiten te organiseren of om veranderingen aan te brengen in de ruimte. Daarom is het belangrijk dat de afspraken in het convenant goed worden doorgesproken en dat er voldoende ruimte is voor aanpassingen indien nodig.
Een convenant kan gesloten worden tussen overheden onderling of tussen een (gemeentelijke) overheid en een particulier. Het is perfect mogelijk dat een jeugdwerkinitiatief zich engageert om de convenant het komende werkjaar uit te voeren. Een vzw-structuur is hiervoor niet verplicht, maar meestal zal een gemeente toch verwachten dat de tegenpartij een vzw is.
Wanneer in een convenant belangrijke financiële en/of juridische zaken geregeld worden, is het wellicht aangewezen om een vzw-structuur op te zetten.
Met een convenant heeft de overheid een “instrument” om bepaalde doelstellingen uit het beleid te bereiken. Voor vrijwillige jeugdverenigingen is het geen evidente keuze om hiermee te werken. De grote valkuil van het werken met een convenant is dat het jeugdwerk “geïnstrumentaliseerd” zou worden (het jeugdwerk als een instrument van de overheid) om beleidsdoelstellingen te bereiken. Een jeugdvereniging geeft daarmee een stuk van zijn vrijheid af.