Evaluatie en sancties
Hoe evalueert de Vlaamse Regering de verenigingen en wat zijn de mogelijke sancties?
Periodieke evaluatie
Wat is een periodieke evaluatie?
Jaarlijks dient de vereniging een financiële en functionele verantwoording te doen. Als blijkt uit je verantwoording dat je niet langer voldoet aan de voorwaarden, dan kan er (onaangekondigd) een inspectie langskomen.
De administratie zal minstens éénmaal per beleidsperiode een periodieke evaluatie uitvoeren, uiterlijk drie maanden na de uiterlijke datum waarop het werkings- of financiële verslag moet worden ingediend. Hierbij kijkt de administratie of verenigingen nog steeds voldoen aan:
De voorwaarden overeengekomen tussen de administratie en de vereniging in de beheersovereenkomst (= contract na onderhandeling beleidsnota)
Na deze evaluatie zal de administratie een verslag opstellen waarin er een positieve of negatieve evaluatie staat.
Wat moet je kunnen aantonen bij een periodieke evaluatie van de Vlaamse administratie?
Tijdens een periodieke evaluatie zal de administratie kijken of verenigingen nog steeds voldoen aan:
De voorwaarden overeengekomen tussen de administratie en de vereniging in de beleidsnota
Dit betekent dat je op dat moment alle nodige bewijsstukken en documenten ter beschikking moet hebben op je maatschappelijke zetel/secretariaat zoals:
aanwezigheidslijsten (naam, postcode, leeftijd/geboortedatum...) of verklaring op eer.
Activiteitenfiche (inhoud, doel, plaats, data, begin- en einduur, aantal activiteitsuren...)
De documenten waaruit blijkt dat de vereniging de begeleiders heeft aangesteld. (Bv.: arbeidsovereenkomsten, vrijwilligersovereenkomsten, betalingsbewijzen van vrijwilligersvergoedingen, facturen van freelancers etc.. )
De documenten waaruit blijkt dat de activiteit is bekendgemaakt en waarop de dag, de uren en de locatie zijn vermeld. Bijvoorbeeld: een folder, een affiche, een post op sociale media, een draaiboek, een factuur van een locatie, een overeenkomst met een partner, etc..
...
Alle bewijsstukken die je moet kunnen voorleggen per module, vind je in de leidraden op de website van het departement Cultuur, Jeugd en Media (per werksoort).
Wat kunnen de gevolgen zijn bij een negatieve evaluatie van de Vlaamse administratie?
Optie 1 Beëindiging: Als er niet voldaan wordt aan bovenstaande voorwaarden en vereisten kan de erkenning en/of de subsidiëring stopgezet worden vanaf het moment van vaststelling.
Optie 2 vermindering: In volgende gevallen zal een vermindering van de subsidie kunnen plaatsvinden.
Als blijkt uit de bewijsstukken van het vorige jaar dat de uitgekeerde voorschotten hoger zijn dan de verantwoorde uitgaven van de vereniging.
Als er niet voldaan is aan de voorwaarden van de overeenkomst tussen de administratie en de vereniging voor de variabele subsidie.
Als de som van de voorschotten hoger is dan het saldo van de jaarlijkse subsidie.
Deze vermindering wordt ingehouden van het nog uit te keren saldo en wordt er eventueel daarna nog een mindering gebracht in de nog te betalen subsidie, met een maximum van het totale bedrag van de jaarlijkse subsidie.
De administratie zal de vereniging dit schriftelijk meedelen. De vereniging wordt uitgenodigd om eventuele bezwaren bekend te maken aan de administratie. De vereniging krijgt hiervoor 30 kalenderdagen. Na deze indiening wordt een beslissing genomen en dit wordt meegedeeld aan de vereniging binnen de 60 kalenderdagen. Als de vereniging niet akkoord gaat met de beslissing, kan de vereniging nog beroep indienen bij de Vlaamse minister van Jeugd. De vereniging krijgt hiervoor opnieuw 30 kalenderdagen. De minister krijgt op hun beurt opnieuw 30 kalenderdagen om hun beslissing mee te delen.