Wat staat er in een vrijwilligersbeleid?

Hoe begin je aan een vrijwilligersbeleid?

Vrijwilligers doorheen je organisatie begeleiden is een hele kunst. Als je wilt dat deze kunst duurzaam en consistent ontwikkelt binnen de organisatie, is het belangrijk om dit allemaal uit te werken in een vrijwilligersbeleid. Dit document mag geen dode letter in een bureaulade zijn, maar een levend, nageslagen document dat nageslagen wordt bij zowel praktische als visievraagstukken over het werken met vrijwilligers in je organisatie. Maar hoe begin je ermee?

Stappenplan tot een volledig vrijwilligersbeleid:

Het stappenplan van Steunpunt Vrijwilligerswerk biedt een fijne opstap richting een structureel aangepakt vrijwilligersbeleid. Het zet enkele duidelijke (algemene) krijtlijnen en maakt de eerste stappen alvast zeer duidelijk.

Het bollenmodel van het vrijwilligersbeleid

De meeste beleidsdocumenten in het vrijwilligerswerk zijn opgebouwd volgens het zeer bekende 6-bollenmodel. Dit model bestaat uit:

1. Misie & visie met vrijwilligers

2. Rekruteren

3. Onthalen

4. Coachen

5. Evalueren

6. Exit

Deze bollen bieden een framework die de volledige 'reis' van de vrijwilliger doorheen de organisatie omschrijft. Bij ieder van deze bollen kan je als organisatie, vanuit enkele concrete en visiematige vragen nadenken over hoe jullie de vrijwilliger deze stap van hun reis willen laten ervaren.

Voorbeelden van concrete vraagstukken:

• Wie neemt welke verantwoordelijkheden op. Is het bijvoorbeeld de verantwoordelijkheid van een secretariaatsmedewerker om een negatief evaluatiegesprek te voeren of van een vrijwilliger?

• Wat zijn de concrete stappen die we tijdens iedere pijler doorlopen? Is de procedure anders voor een vrijwilliger die binnentreed via jullie cursus dan voor iemand die zich willekeurig inschrijft?

• Hoe communiceren we met (potentiële) vrijwilligers. Via welke kanalen, hoe responsief & bereikbaar zijn we, hoe zorgen we ervoor dat we op maat van de jongeren communiceren?

Voorbeelden van visievraagstukken:

• Wat zijn de centrale visiestandpunten van jullie organisatie en hoe reflecteert dat op het vrijwilligersbeleid. Als je bijvoorbeeld een organisatie bent wiens visie sterk inspeelt op solidariteit, inclusie of kwaliteit, kan je afvragen hoe deze visie zich reflecteert doorheen elk van de pijlers.

• Hoe kan je als organisatie vrijwilligersvriendelijk zijn. Tot hoever geef je mandaat of autonomie aan je vrijwilligers, hoe en wanneer biedt je groeimogelijkheden, waar Geef je ruimte aan vrijwilligers om te experimenteren, te falen en aan gemeenschap bouwen?

Enkele brede gidslijnen om deze pijlers te verkennen kan je vinden op de website van het Steunpunt vrijwilligerswerk.

Heb je de brede lijnen, maar ben je op zoek naar enkele verdiepende vragen, dan is deze vragenlijst misschien interessant.

Enkele tips uit een sterk vrijwilligersbeleid

Gezien bij: Kazou

Soort jeugdwerking: Kazou is de landelijke jeugdbeweging, verbonden aan de Christelijke Mutualiteit. Kazou is een grote organisatie die verschillende kampen en projecten organiseert, samen met duizenden vrijwilligers.

Wat:

Kazou heeft recent een intensief traject gevolgd dat heeft geleidt tot een zeer kwaliteitsvol uitgewerkt vrijwilligersbeleid. We sommen alvast enkele tips op om mee te nemen naar je eigen beleidstraject.

1. Schrijf duidelijk de verschillende vrijwilligersprofielen uit en denk na over hoe ieder van de bollen anders ingevuld moet worden, afhankelijk van het soort vrijwilliger die voor je staat.

2. Durf concreet te gaan. Een puntje in het beleid zoals 'we zorgen er altijd voor dat geïnteresseerde jongeren snel een antwoord krijgen' heeft minder slagkracht als 'we zullen vanaf 2026 iedere vrijwilliger binnen de 3 dagen een antwoord geven op een interessevraag'

3. Benoem enkele aspiraties. Wil je de vrijwilligersgroep uitbreiden met doelgroepen die je momenteel nog niet bereikt? Benoem dat in je beleid en omschrijf ook welke omkadering jullie gaan voorzien (vorming, extra werktijd, een nieuwe functie) om die inclusie realistisch te bereiken

4. Denk na over zowel de grote reis doorheen de bollen (van werving tot hun afscheid van de organisatie) als de kleine reis (bijvoorbeeld van het begin tot het einde van een kamp)

5. Durf ook de negatieve kanten te benoemen. Hoe gaan we om met vrijwilligers die hun verantwoordelijkheden niet opnemen, die negatieve evaluaties aan elkaar rijgen of zelfs grens overschrijdend gedrag stellen? Benoem deze maatregels concreet, zo heb je in de toekomst minder twijfelgevallen zonder sturing.

6. Omschrijf hoe deze beleidskeuzes een verschil gaan maken in de dagdagelijkse praktijk. Hoe zien 'participatiemogelijkheden om op het beleid te wegen' er concreet uit? Welke methodieken gebruik je om vrijwilligers enthousiast tot op kamp en vorming te krijgen? En hoe ziet de onthaal procedure er nu effectief uit, van hun eerste mail tot het toetreden tot hun eerste engagement?