Hoe bouw je een gedragen vrijwilligersbeleid op
Een goed vrijwilligersbeleid is meer dan een document, het is een gedeelde visie die richting geeft aan een duurzame samenwerking tussen de organisatie en vrijwilligers.
In dit deel reiken we enkele theoretische kaders aan die je helpen om jouw beleid stevig te onderbouwen. Deze kaders bieden houvast bij het formuleren van afspraken, het versterken van betrokkenheid en het waarborgen van kwaliteit.
Kaders om participatief een beleid uit te werken.
Een vrijwilligersbeleid kan je niet uitwerken zonder de aanwezigheid van minstens enkele (en liefst veel) vrijwilligers. Dit traject moet gedragen worden binnen je bestaande vrijwilligersgroep want zonder participatie zal er eveneens geen draagvlak zijn om het de maatregelen in het beleid effectief toe te passen. Eender welk beleid begint dan ook met luisteren naar alle betrokkenen, duidelijk communiceren over verwachtingen en rollen en zorgen voor een warme en motiverende omgeving.
Het is dan ook enorm belangrijk om snel in je vrijwilligersbeleid een participatief proces uit te werken.
Welke vrijwilligers worden betrokken en welke tijdsinvestering gaan we van hen vragen
wanneer kan de grote groep vrijwilligers input geven en hoe laten we aan hen weten wat hun input veranderd heeft
hoe informeren we over het proces
Om deze participatieve processen vorm te geven, sommen we enkele methodieken op om visiematig na te denken over je vrijwilligersbeleid
Golden circle
De Golden Circle helpt om een beleid te bouwen dat niet alleen regels bevat, maar ook betekenis geeft. Door te starten met het waarom (de missie en het belang van vrijwilligers), gevolgd door de hoe (de manier van samenwerken) en de wat (de concrete afspraken), creëer je een gedragen beleid dat motiveert en verbindt.
Het Golden circle model van Simon Sinek in het kort:
De Golden circle van Simon Sinek gaat in op de manier van denken, handelen en communiceren tussen organisatie en doelgroep. Sinek toont met het model aan dat de ‘waarom’ het belangrijkste element is in communicatie. “Start with why” is zijn credo.
Waarom (why): Met de ‘waarom’ wordt bedoeld wat je doelstelling is, je drijfveer of je geloof. Waarom bestaat je vrijwilligersbeleid en waarom doet het ertoe voor anderen?
Hoe (how): de ‘hoe’ in dit model staat voor het proces. Het betreft alle handelingen die nodig zijn om de doelstellingen te kunnen realiseren.
Wat (what): de ‘wat’ in dit model staat voor het resultaat of de uitkomst van de doelstellingen. De wat zou hier een goed gedragen vrijwilligersbeleid zijn.
Theory of Change
De Theory of Change helpt om duidelijk te maken hoe vrijwilligers bijdragen aan de impact van je organisatie. Door doelen, resultaten en activiteiten logisch te verbinden, creëer je een beleid dat transparant, doelgericht en gedragen is.
De Theory of Change in het kort:
Deze theorie beschrijft de verandering die jouw organisatie wil bereiken via haar activiteiten en laat op een schematisch en gestructureerde manier zien hoe deze verandering tot stand komt.
Voor het opstellen van een gedragen vrijwilligersbeleid zou dit er eventueel zo kunnen uitzien:
Impact (lange termijn)
Een sterke, inclusieve organisatie waarin vrijwilligers zich gewaardeerd en betrokken voelen
Outcomes (resultaten)
Vrijwilligers blijven langer actief en dragen bij aan kwalitatieve dienstverlening
Organisatie en vrijwilligers werken samen op basis van vertrouwen en duidelijke afspraken
Outputs (directe effecten)
Heldere rollen en verantwoordelijkheden
Goede communicatie en begeleiding
Waarderingsmomenten en feedback
Activiteiten
Opstellen van beleid met inspraak van vrijwilligers
Organiseren van vorming en overleg
Creëren van een open communicatiecultuur
Middelen
Tijd van coördinatoren
Budget voor vorming en waardering
Tools voor communicatie
Doelgroep
Vrijwilligers actief binnen de organisatie