Tips voor jouw beleidsnota van enkel ervaren jeugdwerkers

Op de jeugdwerktweedaagse gaven 3 ervaren jeugdwerkers antwoorden op al jullie vragen rond de beleidsnota's. We vatten het samen in 15 concrete tips.

15 tips vanuit ervaring voor je beleidsnotatraject

Jeugdwerktweedaagse februari 2024

Gedurende twee keer 50 minuten kregen deelnemers de mogelijkheid hun vragen te stellen aan drie ervaren beleidsnotaschrijvers. De vele vragen en antwoorden leiden ons tot 15 concrete tips.

Een groep mensen is aan het luisteren naar de spreker

De 15 tips:

1. Ruimte om te experimenteren of witruimte in je beleidsnota inbouwen is geen evidentie maar neem het vast.

Ga niet te concreet in wat je schrijft, rijd jezelf niet vast. Durf soms minder concreet te zijn en op die manier geef je de vrijwilligers of medewerkers ruimte om het zelf mee in te vullen.
Schrijf bv. “inspelen op actuele maatschappelijk relevante thema’s” = gun jezelf die formulering en zo ook de ruimte.
Kies voor indicatoren waar je zelf meeste vat op hebt of waar vrijwilligers nog verder invulling kunnen aan geven.
bv. “we doen inspanningen om x te bereiken versus we bereiken x jongeren met x kampen. we starten x activiteiten/projecten op versus we voeren x projecten uit.”
Neem experiment op als proces in je beleidsnota. Wil je ruimte om nieuwe zaken vast te nemen voorzie hier dan proces voor in je beleidsnota.
Bij het schrijven van operationele doelstellingen/acties/indicatoren: zet jezelf niet té vast => Want bij de verantwoording of rapportage kan het departement enkel maar de regelgeving controleren en er is geen ruimte voor interpretatie.
Bijvoorbeeld kies voor één manier van registreren/rapporteren (bv. enkel in deelnemersuren of in aantal deelnemers).
Stel eens een doemscenario op en simuleer om te bekijken of je er dan ‘toch nog kan geraken’?
Bijvoorbeeld ‘indien evenement X en Y niet kunnen doorgaan, kunnen we dit doel alsnog behalen en/of verantwoorden?’.

2. Gooi de kaarten op tafel: kwaliteit versus kwantiteit zonder in te boeten op budget? Breng het verhaal

Koppel cijfers (die je niet meer kan halen) aan bevindingen in onderzoek zoals de JOP- monitor, resultaten uit je voorgaande jaren, bevindingen uit bevragingen en zoveel meer.
Zet in op impactindicatoren: wat is onze impact met bepaalde acties meer dan we zullen X aantal acties realiseren.
Focus op de basis, zet in op meer kwaliteit en leg uit dat dit vandaag niet meer kan zoals voorheen. Beargumenteer wat er veranderd is.
Duid je dagelijkse werking en waarom daar ook meer middelen voor nodig zijn. Je mag meer middelen vragen om iets te bestendigen.
Als je op 1 doelstelling wat minder gaat inzetten, kijk dan of je op een andere doelstelling wel kan verhogen? Bv minder cursussen, maar meer 1 op 1 begeleidingen.
Probeer met het hele jeugdwerk de boodschappen wat gelijk te krijgen bv. door JOP monitor, bevindingen rond vrijwilligers, financiële zorgen… op die manier tonen we hoe het jeugdwerk samen op dezelfde zaken botst en is het niet organisatie per organisatie.

3. Zet je maatschappelijke positie op scherp en gebruik dit doorheen je hele traject.

Het is belangrijk om duidelijke (beknopte) krachtlijnen te hebben van ‘waarom bestaan wij? Wat willen we doen? En hoe gaan we dat doen?’. Je kan dit gebruiken doorheen de rest van je traject.
Ga er vanuit dat je je werking moet uitleggen voor elke nieuwe lezer van je beleidsnota. Wat moeten ze over jou weten? Geef aan waar jouw organisatie voor staat, uniek in is… overtuig de lezer waarom op jouw organisatie in te zetten.
Bepaal jouw positie binnen het jeugdwerklandschap en vergeet daarbij je achterban niet mee te nemen. Is duurzaamheid een thema waar jouw organisatie tegen 2030 extra wil op inzetten en zich wil in ‘profileren’ doe dit dan met gedragenheid vanuit de hele organisatie.
Het is belangrijk om de vraag te stellen: hebben we met onze SD’s alles van onze werking gecoverd? Eenmaal dat je je SD’s hebt, sta je eigenlijk al ver! => Is dit wie we zijn? Is dit wat we willen doen tot 2030?

4. Zorg voor keuzes gedragen door de hele organisatie. Soms kies je thema’s top down vanuit de toekomstvisie van de organisatie, maar verlies het belang van gedragenheid bij de achterban dan niet uit het oog.

Werk outreachend: zet in op evenementen waar jullie achterban al aanwezig is om achterban te betrekken op bepaalde thema’s en bij het maken van keuzes.
Denk na over hoe je draagkracht creëert voor wat niet vanuit de achterban komt maar wel een rol zal spelen in de organisatie van de toekomst. Durf je been stijf houden maar beargumenteer goed waarom bepaalde thema’s, waar de jongeren misschien zelf niet direct van wakker liggen, wel belangrijk zijn voor de toekomst van de organisatie. Wees transparant naar je vrijwilligers als je een stap hebt ‘gemist’ en ga daarna verder in dialoog met hen.
Deze maatschappelijke thema’s zijn ook complex, dus kom ook niet met simpele oplossingen.
Link ook thema’s met elkaar om meer draagvlak te creëren (bv. impact van duurzaamheid op mentaal welzijn) – via heldere voorbeelden.

5. Vertaal je beleidsnota ook naar de achterban.

6. Speel met soorten indicatoren, gooi er niet teveel tegelijk tegenaan en zoek een balans tussen ambitieus en realistisch zijn.

Vervang kwantitatieve indicatoren en cijfers door kwalitatieve en impactindicatoren.
Neem ook tendensen op in je beleidsnota’s. Dat zijn ook cijfers, maar tonen een evolutie. Voorzie je een groei, een afname of blijft iets stabiel? o Leg je ambities hoog voor de organisatie, maar hou bij het bepalen van indicatoren rekening met mogelijke tegenslagen. Zoek het evenwicht tussen ambitie en worst case scenario.
Procesindicatoren. Ga bij grote doelstellingen opsplitsen in kleinere tussenstappen en benoem deze zaken ook via tussentijdse indicatoren.
Kies voor één manier van registreren/rapporteren (bv. enkel in deelnemersuren of in aantal deelnemers).

7. Een beleidsnota start niet van een wit blad.

8. Verschillende lezers maken je beleidsnota sterker!

9. Maak ook ruimte voor doelstellingen gekoppeld aan de interne werking van de organisatie.

Denk je na over een nieuwe website of database? Wil je je personeelsbeleid aanpakken? … Neem die zaken ook mee in een aparte SD (strategische doelstelling) of verdeeld als OD’s (operationele doelstelling) onder verschillende SD’s.

Een strategische doelstelling gericht op personeelsbeleid of aanpassingen aan de organisatie uit een vorige beleidsnota geef je plaats in de nieuwe beleidsnota onder andere doelstellingen. Steek al je overhead mee in je doelstellingen.

10. Praten, uitwisselen en samenwerken vormen de basis van een straffe beleidsnota.

11. Visualiseer, visualiseer én visualiseer!

12. Maak keuzes, hak knopen door maar bewaar je ideeën.

13. Ga op het einde na of jouw organisatie volledig vertaald wordt in de Strategische Doelstellingen (SD’s).

14. Trek goed voorbereid en niet alleen naar de onderhandelingen.

15. Maak keuzes, hak knopen door maar bewaar je ideeën.

De 3 ervaringsdeskundigen van dienst:

Katrien Visser

Katrien nam in 2023 afscheid van haar functie als coördinator bij Tumult.
Ze doorliep met Tumult 3 beleidsnotaperiodes. Vandaag is ze aan de slag als docent binnen het sociaal cultureel werk.

Gerd Vertommen

Gerd begint aan haar 5e Karavaan beleidsnota, de organisaties waar ze vandaag coördinator is. Daarvoor werkte ze ook reeds mee aan een 3-tal beleidsnota’s voor IJD.

Stijn Verbeure

Stijn heeft binnen Free – Time al verschillende functies doorlopen. Van vormingsmedewerker tot directeur. Daarnaast heeft hij meer dan 4 beleidsnotaprocessen doorlopen bij Free-time.