Kwalitatief onthaal

Intakegesprekken en competentieprofielen

Een competentieprofiel is een lijst aan competenties die jullie als organisatie verwachten van vrijwilligers (of waarvan jullie verwachten dat vrijwilligers zin hebben om er in te groeien). Zo’n profiel uitwerken is een proces die je als organisatie best samen met je vrijwilligers onderneemt. Het profiel moet niet enkel sociale vaardigheden bevatten maar ook praktische vaardigheden die jullie soms misschien gewoon 'aannemen'. Een competentieprofiel opstellen is tegelijkertijd een reflectie waarbij je als organisatie bepaalde ongeschreven regels probeert duidelijk te maken en neer te schrijven.

De meeste jeugdwerkorganisaties hebben natuurlijk de mogelijkheid voor vrijwilligers om langzaam te groeien in hun vaardigheden, maar de oefening maken van welke vaardigheden de ‘basis’ zijn voor een vrijwilliger in je werking en waar het groeipotentieel zit, is waardevol.

Het opmaken van een competentieprofiel spreekt een engagement ‘op maat’ niet tegen. Je kan als organisatie iedere jongere de kans of mogelijkheid geven om te groeien in hun vaardigheden of hun eigen taken te bepalen en toch bepaalde basisvereisten stellen. Het is ook natuurlijk mogelijk om voor verschillende vrijwilligersrollen, verschillende competentieprofielen op te maken en steeds samen met nieuwe vrijwilligers te zoeken naar het profiel die het dichtste bij hun vaardigheden en wensen aansluit.

Voorbeelden van onderdelen van een competentieprofiel:

Sociale vaardigheden:

• Moet een vrijwilliger vanaf de eerste activiteit al comfortabel voor een groep kunnen staan of is er een traject waar die verantwoordelijkheid langzaam opgebouwd wordt?

• Werk je met doelgroepen die soms heftig kunnen reageren (bijvoorbeeld jongeren met een fysieke of mentale functiebeperking)? Dan mag je dat zeker toevoegen aan het competentieprofiel en ook expliciteren aan nieuwe vrijwilligers. Zo'n feiten verbergen of minimaliseren kan een gevoel van onveiligheid veroorzaken. Tegelijkertijd is het belangrijk om te benadrukken hoe je als organisatie de relevante skills gaat coachen en doen ontwikkelen bij de vrijwilligers.

• Verwacht je van vrijwilligers bepaalde zorgtaken (bijvoorbeeld specifieke zorgtaken als je op pad gaat met zeer jonge kinderen: soms een ongelukje verversen, helpen bij de maaltijd, ...), vermeld je dat best expliciet.

Praktische vaardigheden:

• Moeten vrijwilligers zelfstandig tot aan de kamp/activiteit site geraken?

• Moeten vrijwilligers bepaalde taken zelfstandig kunnen? Een opvouwtentje rechtzetten, een vaatwas doen, … Dit lijken soms voor de hand liggende vaardigheden, maar dat is niet voor iedereen zo.

• Heb je bepaalde 'minimumvereisten' van vrijwilligers? Bijvoorbeeld dat een engagement betekent dat de vrijwilliger minstens één keer per jaar een interne vorming volgt om begeleidersvaardigheden aan leren? Ook dit soort verwachtingen mag je stellen als organisatie. Beter om dit op voorhand transparant te communiceren dan dit via impliciete druk op te leggen.

Vrijwilligerswerk werkt het best wanneer het aansluit bij iemands talenten, verwachtingen én persoonlijke competenties. Daarom zetten organisaties zoals FOS Open Scouting, Kazou, Groep INTRO  en de Aanstokerij in op het overlopen van hun competentieprofiel tijdens een intakegesprek.

Met deze informatie en de vooropgestelde competentieprofielen, waarin elke rol helder omschreven staat, maken ze een match die past. Zo krijgt elke vrijwilliger een plek waar hij/zij/hen zich goed voelt, kan groeien en tegelijk de noden van deelnemers respecteert.

Kennismakingsgesprekken

Gezien bij: Groep Intro

Soort jeugdwerking: Groep Intro is een landelijk erkende jeugdwerkorganisatie. Ze zijn een zeer grote organisatie die zich inzet op 6 pijlers: buurt, vrije tijd, school, werk, justitie en maatwerk. Ze zetten vrijwilligers in bij hun jeugd- en buurtwerkingen .

Wat: Een kennismakingsgesprek is het perfecte moment om een nieuwe vrijwilliger te leren kennen. Maar, hoe pak je dit het beste aan? Hoe zorg je voor een kwalitatief gesprek, waarin alle nodige informatie gegeven wordt, dat tegelijkertijd niet overweldigend aanvoelt voor de vrijwilliger. Zo'n gesprek kan je daarnaast ook perfect aanvullen met een welkomsmap of infobrochure (zie de onderstaande puntjes). Maar zelfs gewoon een kwalitatief voorbereide vragenlijst en talking points zal je al een heel eind op weg helpen.

Om dit soort gesprekken in goeie banen te leiden, heeft Groep Intro enkele tips:

Onderstaande vragen zijn interessant om mee te nemen in een kennismakingsgesprek.

Wat is je motivatie? (Wat wil je de deelnemer bieden én wat hoop je er voor jezelf uit te halen? )

• Hoe zou jij jezelf omschrijven? 

• Waar denk je dat jij goed in gaat zijn?

• Waar denk je dat je op gaat botsen?

• Welke ervaringen of voeling heb je met (onderdelen van) dit vrijwilligerswerk?

• Welke ondersteuning/vorming zou jou helpen?

• In geval van buddyproject: wat zijn voor jou belangrijke elementen in een matching met een deelnemer?

• Praktisch: (momenten van) beschikbaarheid, vervoer, …

• Ben je geïnteresseerd in contact met collega-vrijwilligers? Zo ja, aan welk kanaal denk je (bijv. een WhatsApp-groep)?

• …

Je kan ervoor kiezen om een standaard formulier te maken dat je overloopt en invult tijdens het gesprek. Zo heb je direct ook alle informatie over de vrijwilliger geregistreerd en beschikbaar voor delen met andere betrokkenen in je werking.

Nog enkele verdere tips:

• Als je tijdens het gesprek merkt dat vrijwilliger niet echt een geschikte kandidaat is: benoem waaraan je dit merkt en vraag hierop door, zoek naar alternatieven voor inzet van deze kandidaat (binnen je eigen organisatie, een partnerorganisatie, verwijs de kandidaat door naar een vrijwilligersplatform,…).  Leg op een respectvolle manier de redenen uit van je beslissing om niet verder in zee te gaan.

• Als je de kandidaat wel geschikt vindt, geef dan duidelijke informatie over verdere stappen, procedure, planning,…

• Benoem expliciet de krachten/talenten die je bij de kandidaat ziet, dit is erg motiverend.

• Deel je enthousiasme over de vrijwilligerswerking, benoem je ‘goesting’ om eraan te beginnen samen met deze persoon!

• Registreer de inhoud van dit gesprek voor verder gebruik en eventueel andere medewerkers.

Welkomsmap

Gezien bij: KSA

Soort jeugdwerking: KSA is een jeugdbeweging die activiteiten organiseert voor kinderen en jongeren, en waarbij vrijwilligers een cruciale rol spelen. Als grote jeugdbeweging, heeft de KSA een uitgebreide vrijwilligersstructuur met lokale werkingen die volledig vrijwillig draaien.

Wat: Een welkomstmap is een eenvoudig geschreven en helder draaiboek met alle belangrijke informatie die een nieuwe vrijwilliger nodig heeft. Hoe uitgebreid je deze map maakt, kan je als organisatie helemaal zelf kiezen. Enkele nuttige documenten in een welkomstmap zijn:

• Een korte uitleg over de missie en visie van de organisatie, specifiek gericht op de taken van de vrijwilliger. Hoe gaan zij, vanuit hun initiatief de kernopdracht van de organisatie ondersteunen?

• De belangrijkste praktische informatie zoals verzekering of bepaalde verplichtingen over gemaakte kosten. Probeer dit zo kort en essentieel mogelijk te maken.

• Een warme uitnodiging voor de initiatieven waar vrijwilligers welkom op zijn. Voeg hier misschien een manier aan toe voor nieuwe vrijwilligers om makkelijker toegang te vinden tot het evenement (buddies, herkenbare brugfiguren bij wie ze kunnen aansluiten, …)

• Een duidelijke uitleg van de verschillende soorten engagement die je als vrijwillige kan opnemen in de organisatie en hoe je tussen die engagementen kan wisselen of groeien.

De welkomstmap van KSA is een effectieve gids om nieuwe vrijwilligers vanaf dag één een warme en gestructureerde start te geven en wegwijs te maken in de organisatie. De sterkte van een welkomstmap is dat de informatie gecentraliseerd en duidelijk is, hierdoor hoeven vrijwilligers niet te zoeken naar informatie en voelen ze zich sneller betrokken. Zeker als de verwelkoming van nieuwe vrijwilligers door bestaande vrijwilligers gebeurt, kan de welkomstmap een goeie leidraad zijn die ervoor zorgt dat de essentiële info doorgegeven wordt.

Een zwakte van de welkomstmap is natuurlijk dat je nooit weet hoe grondig nieuwe deelnemers de hele map doorlezen. Het is ook vaak moeilijk om een goeie balans te vinden zoveel mogelijk informatie geven en niet afschrikken met een overvloed aan pagina's.

Hoe breng je dit in praktijk?

Verschillende organisaties geven aan dat ze (indien mogelijk) de map samen met de nieuwe vrijwilligers overlopen, individueel of in groep tijdens startmomenten/vormingen. Zo zijn ze zeker dat het document doorgenomen is. Andere organisaties sturen de map dan weer door als ondersteunend document en verwijzen er vervolgens naar tijdens samenkomsten, vormingen, etc.

Wat kan je in de welkomstmap van de KSA vinden:

• Missie & Kernwaarden: Uitleg over KSA en waar KSA voor staat

• Introductie voor vrijwilligers: Een warme boodschap en praktische info over jouw rol en mogelijkheden.

• Organigram & Structuur: Hoe de structuur van de KSA er uit ziet, wie waar werkt en wie je kan aanspreken.

• Praktische info: Wifi-gegevens, regels op het secretariaat, onkostennota’s en vergoedingen.

• Kalender & Initiatieven: Overzicht van belangrijke activiteiten zoals Joepie, Triangel en Startavond.

• Vormingsaanbod: Cursussen en workshops om je talenten verder te ontwikkelen.

• Werkgroepen: Beschrijving van teams waarin je kan meewerken, van multimedia tot pedagogische raad.

• Beleidsnota & Visie: De lange-termijnplannen en doelstellingen van KSA.

Infobrochures

Gezien bij: De Aanstokerij

Soort jeugdwerking: De Aanstokerij is een informatie- participatie organisatie die inzet op vorming via interactieve en innovatieve spelvormen. Hun vrijwilligers zijn spelontwikkelaars en vormingsgevers die de ontwikkelde bordspelen begeleiden bij externe organisaties. Ze werken hiervoor met een klein team aan enthousiaste vrijwilligers.

Wat: Tijdens een kennismakingsgesprek krijg je veel informatie op korte tijd, dat kan soms overweldigend aanvoelen..  Daarom geeft De Aanstokerij vrijwilligers een beknopte, speels vormgegeven infobrochure mee. Dit boekje vat de belangrijkste punten samen, zodat vrijwilligers alle belangrijke informatie rustig kunnen nalezen.  

De brochures zijn trouwens niet alleen nuttig voor startende vrijwilligers, maar ook een troef op beurzen en infostands om nieuwe vrijwilligers aan te trekken.  Dankzij de aantrekkelijke vormgeving en grafische elementen zijn ze uitnodigend en laagdrempelig.

Waarom een infobrochure?

De welkomtsmap van KSA en de infobrochure van De Aanstokerij hebben zeer verschillende doelstellingen. Terwijl de map van de KSA de volledige structuur en activiteiten van de KSA wil kenbaar maken, zet de brochure van De Aanstokerij meer in op een prikkelende omschrijving van de taken en de meest noodzakelijke informatie. Ook enkele essentiële vragen (over bijvoorbeeld vergoeding en verzekering) worden in de brochure duidelijk beantwoord, maar niet veel meer dan deze essentials. De brochure kan hierdoor zowel tijdens de werving als tijdens het onthaal worden gebruikt.

Vrijwilligersbad

Gezien bij: JES

Soort jeugdwerking: Landelijk erkende jeugdwerkorganisatie met een stedelijke inbedding. JES heeft zo’n 500 vrijwilligers die zich inzetten in buurtgerichte jeugdwerkingen met een sterke ontmoetingsfunctie. Hiernaast zetten ondersteunen ze jongeren die vrijwillig een maatschappelijk initiatief op poten zetten.

In de praktijk:

Een vrijwilligersbad of introducerende vorming biedt nieuwe vrijwilligers een perfect moment om de werking te leren kennen en wegwijs te krijgen  in de organisatie en hun rollen. Een introducerende vorming kan op verschillende momenten georganiseerd worden. Hieronder geven we enkele voorbeelden mee:

• Tijdens algemene opstartdagen. Hierbij is het vaak een specifiek moment voor de “nieuwtjes” om deze vorming te volgen terwijl de rest van de vrijwilligers een verdiepende vorming volgen.

• Tijdens specifieke opstartdagen voor nieuwe vrijwilligers

• Tijdens “voorkampvorming”. Sommige organisaties (bv. Bizon vzw) beginnen al hun kampen met één of enkele vormingsdagen voor de deelnemende vrijwilligers. Een introducerende vorming is ideaal om nieuwe vrijwilligers meteen praktische (organisatie specifieke) methodes aan te leren.