Lokalenmap en de gebouwenpas

Lokalenmap een must? Jazeker! Het is niet altijd makkelijk om alle paperassen terug te vinden. Papieren werden ondertekend, keuringen werden aangevraagd en doorgevoerd, herstellingen werden uitgevoerd... maar waar zijn die bewijzen nu?!

Een fysieke map met daarin al je papieren zou hier soelaas moeten bieden en zou het bij elke ‘overgang’ naar nieuwe leiding/vrijwilligers makkelijker moeten maken voor degene die het beheer van de gebouwen op zich neemt.

Een beetje geschiedenis...

De Ambrassade ontwikkelde jaren geleden een lokalenmap op papier waarmee je aan de slag kan, deze kan nog steeds gebruikt worden als basis maar hou rekening met het feit dat deze versie dateert uit 2007. Destijds ontvingen alle jeugdverenigingen in Vlaanderen een exemplaar, maar misschien is deze versie intussen niet terug te vinden. Vraag zeker eens na bij je voorganger, jeugddienst of koepelorganisatie misschien weet men daar meer en anders is het een absolute aanrader om zelf aan de slag te gaan en alles te verzamelen.

Wat doe je in zo'n map?!

Overeenkomsten

Dit kan een aankoopakte zijn als je destijds je lokalen kocht, eigendomspapieren van je lokaal van vele jaren geleden, een huurovereenkomst afgesloten met de eigenaar van de gebouwen, een afsprakennota met de gemeente voor het gebruik van gemeentelijke gebouwen. Belangrijk is dat deze documenten goed worden bijgehouden.

VZW documenten

Hoe je ‘gestructureerd’ bent als een feitelijke vereniging of een vzw bepaalt ook de mate waarin hier extra documenten op te nemen zijn. Je kan je statuten opnemen, je huishoudelijk reglement, de documenten van neerlegging, boekhoudingen…

Veiligheid en attesten

Een lokaal brengt ook heel wat controles en onderhoudsbeurten met zich mee. Zo moeten elektrische installaties, verwarmingsketels, gasinstallaties etc. gecontroleerd zijn bij aanvang en bestaan daar de nodige attesten van maar moeten ze ook periodiek opnieuw gecontroleerd en/of gekeurd worden. De attesten die hiervan het resultaat zijn worden best bijgehouden in de lokalenmap en ook de lijst van welke controle wanneer plaatsvond en zou moeten plaatsvinden in de toekomst is een absolute meerwaarde.

Ook met betrekking tot brandveiligheid kan je in jouw gebouw heel wat documenten en attesten bijhouden in je map: evacuatierichtlijnen hangen op in je lokaal maar kunnen ook zeker opgenomen worden in je map, de checklist en/of het logboek kunnen zeker ook in je lokalenmap worden opgenomen. Een goed brandveiligheidsdossier is ook heel belangrijk en kan hier mee opgenomen worden (daarin zitten heel wat van bovenstaande veiligheidsattesten, je evacuatieplan, keuringen van je brandblusapparaten en noodverlichting, brandbaarheidsattesten van materialen gebruikt in je gebouw…).

Inkomsten en uitgaven

Ook hier zijn heel wat papieren die gekoppeld zijn aan je gebouw die belangrijk zijn om bij te houden om het voor opvolgers duidelijk te maken hoe de vork aan de steel zit. Is er in je gemeente bijvoorbeeld een subsidiereglement om infrastructuurwerken uit te voeren neem het dan zeker op, kwam je de voorbije jaren in aanmerking voor deze subsidies voeg die besluiten dan ook toe (welke bedragen, voor welke werken) zo is het overzicht steeds gecapteerd in 1 map.

• Welke belastingen dien je te betalen (gemeentelijke belastingen voor huisvuil, patrimoniumtask, btw…)?

• Voor welke komt jouw organisatie in aanmerking?

• Moet je vrijstelling aanvragen en hoe doe je dit…?

Werk zorgen weg door de juiste informatie op te nemen in je map. Facturen van de nutsvoorzieningen kunnen ook belangrijk zijn. Door deze bij te houden kan je evoluties, tendensen etc. opmerken en kan je proberen het beste aanbod in de markt te kiezen…

Bouwgegevens

Nieuwbouw of grote verbouwingen dan heb je vast een bouwvergunning nodig (gehad), hoe zit het met je aanvraag, zit de beslissing van je gemeentebestuur mee in je map, … Bij elke overdracht van ‘grond’ is er ook een bodemattest nodig dat aangeeft of de grond al dan niet vervuilt is. Originele plannen van je gebouw zijn soms ver te zoeken, aanpassingen worden ook niet altijd goed bijgehouden. Voor de groepen die jaren later aan het roer komen te staan kan het zo interessant zijn om te weten waar de elektriciteitscircuits, de gasleidingen etc. liggen… Zo moeten ze bij werken niet alles zelf gaan uitzoeken of opnieuw laten optekenen.

Hoe jouw lokalenmap eruit ziet kan heel verschillend zijn van deze van het jeugdlokaal dat naast jou is gelegen of dat in een andere gemeente. Het belangrijkste is dat dit een werkdocument is voor jouw organisatie gisteren, vandaag en morgen. Hoe beter alles wordt bijgehouden hoe makkelijker je het maakt voor de beheerders die na jou komen.

Nu ook een digitale map

Gebouwenpas

Voor alle niet-residentiële gebouwen (dus ook voor jeugdinfrastructuur) is de gebouwenpas vanaf 13 januari 2025 beschikbaar. De gebouwenpas is een gratis digitaal paspoort dat je verzameling aan papierwerk zou moeten vergemakkelijken. Je kan er heel wat data en attesten raadplegen en zelf verzamelen. 

Je vindt er onder meer info over de bodem, energie, omgeving, isolatie, beglazing en meer. Het bundelt alle relevante informatie over jouw gebouw(en) in één handig overzicht. In concreto biedt de gebouwenpas volgende informatie aan over jouw gebouw(en): ​

• bodeminformatie en het bodemattest 

• stedenbouwkundige en digitale bouwvergunning 

• asbestattest 

• watervoorziening, keuring binnenwaterinstallatie en privéwaterkeuring 

• GasCertificaat 

• Energieprestatiecertificaat voor een niet-residentiële eenheid (EPC NR)​​​​​​​

• EPB-aangifte gegevens over uw meters voor elektriciteit en/of gas en uw reëel energieverbruik informatie over de renovatieverplichting isolatiegegevens details van uw installaties (verwarming, sanitair warm water, koeling, ventilatie en aangemelde zonnepanelen) 

• informatie over riolering 

• overstromingsgevoeligheid van de omgeving waar uw gebouw of perceel ligt 

• periodieke keuringsattesten van de CV-installatie 

• relevante omgevingskaarten. 

Op deze webpagina van Vlaanderen kan je uitgebreide informatie vinden. 

Je kan de gebouwenpas eenvoudig raadplegen door in te loggen met je elektronische identiteitskaart (eID) of met een digitale sleutel (itsme-app).

https://gebouwenpas.vlaanderen.be/