Onderhoud je papieren met de gebouwenpas

Waarom bewaar je best een overzicht op alle documenten van je gebouw?

Er is een grote reden waarom een goed systeem belangrijk is: zodat opvolgers snel alle papieren kunnen terugvinden. Daarnaast kan je op deze manier makkelijk plannen maken voor de komende jaren en heb je een overzicht op alles dat in het verleden wel of niet werd onderhouden of aangepast.

Wat houd je best bij?

Overeenkomsten

Dit kan een aankoopakte zijn als je destijds je lokalen kocht, eigendomspapieren van je lokaal van vele jaren geleden, een huurovereenkomst afgesloten met de eigenaar van de gebouwen, een afsprakennota met de gemeente voor het gebruik van gemeentelijke gebouwen,... Vaak staan hier belangrijke afspraken in die best niet verloren gaan.

VZW documenten

Hoe je ‘gestructureerd’ bent als een feitelijke vereniging of een vzw bepaalt ook de mate waarin hier extra documenten op te nemen zijn. Je kan je statuten opnemen, je huishoudelijk reglement, de documenten van neerlegging, boekhoudingen,…

Veiligheid en attesten

Een lokaal brengt ook heel wat controles en onderhoudsbeurten met zich mee. Zo moeten elektrische installaties, verwarmingsketels, gasinstallaties etc. gecontroleerd zijn bij aanvang en bestaan daar de nodige attesten van. Deze installaties moeten ook periodiek opnieuw gecontroleerd en/of gekeurd worden. Neem ook een lijst op van welke controle wanneer plaatsvond en zou moeten plaatsvinden in de toekomst.

Denk ook aan recente vereiste attesten: het EPC-attest en je asbestattest (indien je gebouw ouder dan 2001 is).

Ook met betrekking tot brandveiligheid kan je in jouw gebouw heel wat documenten en attesten bijhouden. Een goed brandveiligheidsdossier bevat veiligheidsattesten, je evacuatieplan, keuringen van je brandblusapparaten en noodverlichting, brandbaarheidsattesten van materialen gebruikt in je gebouw,...

Inkomsten en uitgaven

Neem zeker overzichten van alle inkomsten en uitgaven op in je documentensysteem. Denk aan jaarafrekeningen, maar ook facturen van nutsvoorzieningen, welke belastingen je moet betalen, ontvangen subsidies,... Zo kan je over de jaren heen evoluties opmerken en kan je proberen het beste aanbod in de markt te vinden.

Bouwgegevens

Voor elk gebouw en elke grote renovatie heb je een (ver)bouwvergunning van je gemeente nodig. Als je de beslissing hiervan niet kan terugvinden, kan je het terug opzoeken via de Vlaamse Overheid, of in het archief van je gemeente.

Bij elke overdracht van ‘grond’ is er ook een bodemattest nodig dat aangeeft of de grond al dan niet vervuild is.

Originele plannen van je gebouw zijn soms ver te zoeken, aanpassingen worden ook niet altijd goed bijgehouden. Voor de groepen die jaren later aan het roer komen te staan, kan het zo interessant zijn om te weten waar de elektriciteitscircuits, de gasleidingen etc. liggen,… Zo moeten ze bij werken niet alles zelf gaan uitzoeken of opnieuw laten optekenen.

Hoe bewaar je de documenten?

Gebouwenpas

Voor alle niet-residentiële gebouwen (dus ook voor jeugdinfrastructuur) is de gebouwenpas vanaf 13 januari 2025 beschikbaar. De gebouwenpas is een gratis digitaal paspoort dat je verzameling aan papierwerk zou moeten vergemakkelijken. Je kan er heel wat data en attesten raadplegen en zelf verzamelen. 

Je vindt er onder meer info over de bodem, energie, omgeving, isolatie, beglazing en meer. Het bundelt alle relevante informatie over jouw gebouw(en) in één handig overzicht. Het biedt de volgende informatie aan over jouw gebouw(en): ​

• bodeminformatie en het bodemattest 

• stedenbouwkundige en digitale bouwvergunning 

• asbestattest 

• watervoorziening, keuring binnenwaterinstallatie en privéwaterkeuring 

• GasCertificaat 

• Energieprestatiecertificaat voor een niet-residentiële eenheid (EPC NR)​​​​​​​

• EPB-aangifte gegevens over je meters voor elektriciteit en/of gas en je reëel energieverbruik informatie over de renovatieverplichting isolatiegegevens details van je installaties (verwarming, sanitair warm water, koeling, ventilatie en aangemelde zonnepanelen) 

• informatie over riolering 

• overstromingsgevoeligheid van de omgeving waar uw gebouw of perceel ligt 

• periodieke keuringsattesten van de CV-installatie 

• relevante omgevingskaarten. 

Op deze webpagina van Vlaanderen kan je uitgebreide informatie vinden. 

Je kan de gebouwenpas eenvoudig raadplegen door in te loggen met je elektronische identiteitskaart (eID) of met een digitale sleutel (itsme-app).

Gedeelde drive

Je kan met je vereniging ook een gedeelde drive maken met alle documenten die hierboven worden benoemd. Zo kan je het makkelijk en snel doorgeven aan de nieuwe verantwoordelijken (groepsleiding, bestuurders,...).

Lokalenmap

In 2007 kreeg elke vereniging een lokalenmap toegestuurd: een ringmap bedoeld om alle documenten, die toen nog uitsluitend op papier waren, te verzamelen, om zo 1 map af te geven aan elke nieuwe groep bestuurders of leiding.