Tips en tricks voor het zoeken van een locatie

Het kamp of de vakantie staat of valt natuurlijk met een goede locatie, een gepast gebouw of een terrein dat aan alle wensen voldoet.

Maar hoe begin je nu met deze zoektocht? Waar moet je op letten? Welke dingen zijn belangrijk om in het oog te houden?

Begin er op tijd aan!

Je zal het zelf misschien wel al gemerkt hebben maar het is enorm belangrijk dat je tijdig op zoek gaat naar de geschikte locatie.

Hoge verwachtingen? Of een hele waslijst aan noden? Dan zal je de zoektocht extra vroeg moeten starten.

Waar moet je rekening mee houden?

De locatie

Zoek je een gebouw of zoek je een terrein, of een combinatie van beide?

Wanneer je een gebouw nodig hebt (al dan niet in combinatie met een terrein), moet je vaak sneller op zoek gaan dan bij een kamp of vakantie waar je enkel op zoek bent naar een terrein.

De grootte van de groep

De grootte van de groep is ook heel bepalend. Grote groepen moeten vaak sneller op zoek naar een locatie. Zeker wanneer je op zoek bent naar een kampplaats met gebouwen.

Hoewel het aanbod op de markt vrij divers is qua capaciteit, merken we op dat groepen vandaag de dag groter worden. De vraag naar grote terreinen of gebouwen neemt met andere woorden toe.

Periode

Wanneer heb je de locatie nodig? De datum van het ‘kamp’ speelt natuurlijk een rol in je zoektocht.

• Ben je van plan om tijdens de zomervakantie op kamp te gaan? Dan start je je zoektocht naar een locatie best enkele jaren vooraf. Zeker als je met een grote groep op kamp wil. Via kampas.be kan je steeds op zoek naar locaties. Sommige verblijven kan je via kampas boeken, voor anderen neem je rechtstreeks contact op met de eigenaar of de organisatie van het verblijf.

• Voor de verblijven die te boeken zijn via kampas wordt er gewerkt met een opening van het kalenderjaar + 3 jaar steeds op de laatste zaterdag van jaar X. Bv in april 2026 wordt het kalenderjaar voor 2029 geopend, in april 2027 zal dan ook kalenderjaar 2030 opengaan etc.

• Voor andere vakantieperiodes (niet juli of augustus): begin je best één jaar op voorhand

• Voor weekends buiten schoolvakanties hoeft geen jaar op voorhand. Bekijk dit bij het begin van jouw werkjaar.

Tijdig zoeken is belangrijk maar meer dan 2 jaar op voorhand boeken, heeft echter wel enkele nadelen:

• Het kan zijn dat jouw groep in die tijd veranderd is qua samenstelling: vergroot of net verkleind.

• De eigenaar kan zaken aangepast hebben: de prijs, aanpassingswerken, nieuwe regels, enz.

• De begeleiding van een kamp is intussen misschien niet meer dezelfde als diegene die de kampplaats boekten. Is deze nieuwe ploeg nog wel tevreden met de geboekte kampplaats?

• …

Nu je de meest belangrijke factoren hebt bekeken, kan je je andere noden in kaart brengen.

Maak een lijstje

Wat zijn jullie verwachtingen voor een goede kampplaats? Welke voorzieningen hebben jullie nodig?

Afhankelijk van tradities en eerdere ervaringen heb je waarschijnlijk een bepaald type verblijfplaats in gedachten. Maar: hoe vind je het gebouw of het terrein dat werkelijk aan jouw verwachtingen voldoet? 

Een aantal criteria zijn vanzelfsprekend:

• de periode waarin je op kamp gaat

• een gebouw, een terrein of een combinatie van beide

• de groepsgrootte (hou hier altijd rekening met minimum marge van ongeveer 10%)

• wat je wil organiseren: een zomerkamp, een ontspannend weekend, een vormingscursus, enz.

• de plaats, regio en afstand tot jullie thuisbasis

• het beschikbare budget

• kook je zelf of kies je voor halfpension

• Toegankelijkheid.

Dit kan voor jouw groep van groot belang zijn. Daarnaast kunnen ook andere criteria op je lijstje komen, naargelang verwachtingen van de deelnemers of begeleiding:

• De indeling van het gebouw: aantal ruimtes voor slapen, daglokalen, enz.

• De inrichting van de keuken wanneer je zelf kookt. Moet er wat comfort zijn of mag het basic zijn? Brengen jullie alles mee of wil je dat alles voorzien is?

• Wat is de bereikbaarheid met openbaar vervoer? Geraak je er makkelijk met de fiets?

• Wat is er te doen in de buurt? Heb je specifieke uitstappen in gedachten? Zijn er specifieke verwachtingen gekoppeld aan jullie kamp/vakantie/activiteit: een podium, atelierruimte, plek voor kampvuur, enz.

Tijd voor een bezoek

Is de kampplaats nog beschikbaar?

Heb je op basis van je lijstje een selectie kunnen maken? Dan is het belangrijk even na te gaan of de locaties op je selectielijst nog beschikbaar zijn.

Het kan dat je meteen kan checken of bepaalde locaties al dan niet volzet zijn voor jouw periode als de locatie bijvoorbeeld een online agenda heeft. Als het niet duidelijk is, neem je best contact op met de verblijfseigenaar om de beschikbaarheid even via mail of telefoon na te vragen.

Plan een bezoek in

Heb je een definitieve lijst met mogelijke plaatsen? Maar wil je toch liever niet kiezen op basis van foto’s? Neem dan contact op met de eigenaar voor een plaatsbezoek.

Door ter plaatse te gaan kijken, kan je zelf zien of het verblijf voldoet aan je verwachtingen. Je kan er voor kiezen om een aantal locaties op 1 dag te bezoeken en dan de knoop door te hakken. Hoewel dit wel wat tijd inneemt, raden we deze bezoekjes toch sterk aan. Alleen door een kijkje te gaan nemen, weet je echt of een locatie voldoet aan jouw verwachtingen.

Ken je andere groepen die al op de kampplaats verbleven, die jij zou willen boeken? Check dan eens met hen hoe hun verblijf is gelopen. Of vraag de uitbater naar enkele referenties van groepen die reeds op bezoek kwamen. Misschien kan je in een Facebookgroep wel op zoek naar groepen die die locatie al gebruikten.

Een plaatsbezoek is niet enkel belangrijk voor jullie, om te kijken of de locatie voldoet aan jullie verwachtingen én bij de groep past bijvoorbeeld, het is ook vaak de start van fijne communicatie met de uitbater van het verblijf dat jullie zullen huren. Sterker nog, vaak is het een 'must' om elkaar eerst in real life te zien alvorens de uitbater een contract wil afsluiten. Zorg dus dat je voldoende vrije tijd inplant wanneer je opzoek gaat de geschikte locatie!