Hoe werkt gedeeld ruimtegebruik?

Inzichten in gedeeld ruimtegebruik

Gedeeld ruimtegebruik betekent dat fysieke ruimte gezamenlijk wordt gebruikt. Een park, een speelterrein of een bos zijn klassieke voorbeelden van gedeeld gebruik in de publieke ruimte waarvan jeugdgroepen gretig gebruik maken voor hun activiteiten. De inname van die publieke ruimte gebeurt spontaan en kent nauwelijks drempels.

Voor fysieke ruimte die niet tot die publieke ruimte behoort, is het delen echter minder evident, terwijl ook daar vaak kansen liggen. Denk hierbij aan het delen van een sportzaal of speelplaats van een school, een nabijgelegen loods, een weide … Die ruimtes kunnen een mooie aanvulling zijn op de ruimte van het eigen gebouw of domein. Omgekeerd kan je ook (een deel van) je gebouw(en) of je domein op ongebruikte momenten openstellen voor individuen of groepen zonder verblijfsovereenkomst. Op dit gedeeld ruimtegebruik gaan we dieper in.

Drijfveren

Gedeeld ruimtegebruik is een mooi principe, maar het optimaal gebruiken van de fysieke ruimte vergt extra organisatie en bijgevolg tijd en energie. Daarom is het logisch dat er bij gedeeld ruimtegebruik gezocht wordt naar een win-winsituatie. We onderscheiden drie drijfveren (sociaal, ecologisch en financieel) om gedeeld ruimtegebruik in de praktijk om te zetten.

De maatschappelijke meerwaarde

Door gedeeld ruimtegebruik geef je in de eerste plaats andere groepen of individuen de kans om hun activiteiten uit te oefenen in een accommodatie die grotendeels voldoet aan hun specifieke wensen. Daarnaast bevordert het gedeeld ruimtegebruik de interactie en samenwerking met die mensen, wat kan leiden tot een sterker gemeenschapsgevoel. Zo kunnen betere persoonlijke contacten leiden tot minder klachten of leveren ze misschien wel nieuwe vrijwilligers op. Extra sociale controle kan vandalisme doen afnemen. Of gedeeld ruimtegebruik kan leiden tot nieuwe samenwerkingsvormen die innovatie en creativiteit stimuleren. Door de keuze voor gedeeld ruimtegebruik vervul je op deze manier een belangrijke maatschappelijke rol waardoor je ook bij de eigen gemeente een sterker draagvlak zal creëren voor de aanwezigheid van de gebouwen.

Een verminderde impact op het milieu

Maatschappelijk verantwoord ondernemen zit bij het jeugdwerk meer en meer ingebed in de werking. Door ruimte te delen wordt ingezet op één van de dimensies van dit ondernemerschap, nl. duurzaamheid. Want dankzij gedeeld ruimtegebruik daalt de behoefte aan nieuwe infrastructuur. Er worden minder bouwstoffen geproduceerd en minder open ruimte aangesneden. Door gedeeld ruimtegebruik wordt tegelijk ook de energie gedeeld die nodig is om de infrastructuur te verwarmen of te verkoelen.

Het economisch voordeel

Wil je inzetten op gedeeld ruimtegebruik om er economisch voordeel uit te puren, dan krijg je best een goed zicht op de onderbenutting van de ruimte. Breng daarnaast ook de vraagzijde in kaart. Hoeveel nood aan extra ruimte hebben andere partners? Meten is weten, maar omdat gedeeld ruimtegebruik niet de kerntaak is van het jeugdwerk, wordt meestal geëxperimenteerd vanuit het idee dat onderbenutte ruimtes delen een verdeling van kosten (onderhoud, keuringen, energie …) over meerdere gebruikers betekent. Ook daalt het energieverbruik per gebruiker, bijvoorbeeld om het gebouw vorstvrij te houden bij leegstand. Daar staat dan weer tegenover dat er soms extra kosten (bv. arbeidstijd) gemaakt worden om gedeeld ruimtegebruik mogelijk te maken. Kortom: gedeeld ruimtegebruik kan mits goede afspraken en een goede opvolging zeker financieel voordelig zijn.

Diverse vormen

Ruimte delen is contextgebonden en kan op diverse manieren vorm krijgen. Gedeeld ruimtegebruik is dus maatwerk. Toch is het mogelijk om op basis van enkele kenmerken de diverse vormen in categorieën te vatten. Wil je zelf met gedeeld ruimtegebruik aan de slag, dan kunnen deze categorieën helpen bij het maken van keuzes.

Tijdelijk of tussentijds gebruik

Buitenruimte of infrastructuur die in afwachting van een andere bestemming niet gebruikt wordt of leegstaat, kan tijdelijk of tussentijds gebruikt worden voor andere doeleinden. Typerend aan dit gedeeld ruimtegebruik is dat de activiteiten die er plaatsvinden het toekomstige gebruik niet mogen hypothekeren. Na de tijdelijke invulling moet de bestemmingswijziging gerealiseerd kunnen worden. Hierdoor kunnen engagementen op langere termijn niet worden aangegaan.

Voorbeeld

Een oude busstelplaats van De Lijn, op wandelafstand van een jeugdverblijf, wordt gesloten. In afwachting van een definitieve bestemming kunnen verblijvende jeugdgroepen de busstelplaats gebruiken als overdekte speelruimte.

Collectief gebruik

Onder collectief gebruik wordt het publieke gebruik van private of semipublieke ruimte bedoeld. Door collectief gebruik toe te laten, krijgt de private en semipublieke ruimte een publiek karakter zonder drempels. Iedereen is er welkom, net zoals in de publieke ruimtes.

Voorbeeld

Om de verbondenheid tussen de jeugdvereniging en de buurtbewoners te vergroten, wordt het domein opengesteld. Iedereen kan genieten van het bos of het domein gebruiken als doorsteek naar de naburige sportfaciliteiten.

Achtereenvolgens gedeeld gebruik

Bij achtereenvolgens gedeeld gebruik wordt ruimte door verschillende gebruikers op verschillende tijdstippen gebruikt. Dit betekent dat de ruimte afwisselend voor verschillende activiteiten wordt ingezet. Het achtereenvolgens gedeeld gebruik kan éénmalig zijn of bestaan uit een meer duurzame overeenkomst.

Voorbeeld

Een school stelt haar speelplaats na de schooluren open voor de jeugdverenigingen uit de buurt.

Gelijktijdig gedeeld gebruik

Bij gelijktijdig gedeeld gebruik wordt de fysieke ruimte door twee of meerdere gebruikers benut. In dat geval hebben beide gebruikers een eigen ruimte gecombineerd met meerdere gedeelde ruimtes.

Voorbeeld

Een jeugdverblijf in de formule volpension verhuurt de niet-gebruikte daglokalen als vergaderlocaties. Het sanitair wordt met de verblijvende groep(en) gedeeld.

Aandachtspunten

Ruimte delen doe je met één of meerdere partners. Om een harmonieuze en efficiënte samenwerking te waarborgen, is het belangrijk om enkele zaken in acht te nemen.

De zoektocht naar een geschikte partner

Wil je ruimte delen met één of meerdere partners, dan moet je dit op één of andere manier kenbaar maken. Via welke kanalen kan je potentiële partners vinden?

Verenigingen op zoek naar infrastructuur kloppen dikwijls aan bij de lokale overheid. Deze kan in dat geval zelf voorzien in infrastructuur (en daaraan gedeeld ruimtegebruik verbinden) of gedeeld ruimtegebruik faciliteren door samenwerkingsprojecten op te zetten en eventueel financieel te ondersteunen. Ben je kandidaat voor gedeeld ruimtegebruik, meld je dan zeker aan bij de gemeente. Dan kan deze de koppeling maken tussen je aangeboden infrastructuur en de verenigingen op zoek naar een geschikte locatie.

Een aantal steden en gemeenten ondersteunen gedeeld ruimtegebruik ook met de zaalzoeker (bijvoorbeeld zoals in Genk) . Dat is een handige digitale tool waarmee de vraag naar en het aanbod van beschikbare locaties worden samengebracht, dit zowel van private als publieke actoren. Via diverse filters kan de zoeker een selectie maken uit het aanbod. Voor de uiteindelijke reservatie wordt vervolgens doorverwezen naar de aanbieder. In enkele gevallen is er aan de zaalzoeker zelfs een reservatiemodule gekoppeld. Wil je de ongebruikte infrastructuur los van overnachtingen verhuren, dan neem je best contact op met de beheerder van de digitale tool om je te registreren.

Ook lokale netwerkbijeenkomsten kunnen helpen om je kandidatuur kenbaar te maken,. Via die bijeenkomsten ontmoet je potentiële partners en kan je zelf samenwerkingsmogelijkheden verkennen. Voorbeelden van netwerkbijeenkomsten zijn handelskringen, buurtverenigingen, gemeenschapscentra … Daarnaast kan je het initiatief tot gedeeld ruimtegebruik nog promoten via diverse lokale evenementen.

Wie zijn potentiële partners voor gedeeld ruimtegebruik?

• Groeperingen: lokale verenigingen, buurtcomités en vrijwilligersorganisaties kunnen de ruimte gebruiken voor vergaderingen, workshops en evenementen

• Bedrijven: voor zakelijke bijeenkomsten, trainingen, presentaties en netwerkevenementen

• Educatieve instellingen: scholen en universiteiten kunnen de ruimte gebruiken als uitbreiding op de eigen infrastructuur of voor lezingen, seminars en andere educatieve activiteiten

• Kunst- en cultuurorganisaties: voor tentoonstellingen, optredens, repetities en culturele evenementen

• Sportclubs: voor indoor sportactiviteiten, zoals yoga, dans, fitness, tafeltennis e.d.

• Studenten: voor het samen studeren tijdens de blokperiode

• Particulieren/buurtbewoners: voor verjaardagen, babyborrels, communies en andere persoonlijke evenementen

De eigenheid van de vereniging en de partner(s)

Zowel de jeugdvereniging als de partner(s) waarmee een samenwerking wordt opgezet, hebben elk hun eigenheid. Daarom is het belangrijk dat de gebruikers respectvol met elkaar omgaan en bereid zijn tot samenwerken. Om dat te bereiken, zullen alle betrokken partijen zich tot op zekere hoogte flexibel moeten opstellen, ook in latere fases als bijvoorbeeld behoeften veranderen.

De infrastructuur

Naast een goede verstandhouding onder de partners is het natuurlijk essentieel dat de infrastructuur voldoet aan de verwachtingen. Bij nieuwbouw kan er vooraf ingespeeld worden op die verwachtingen, bijvoorbeeld door op de bouwplannen al extra berging of een handig sleutelplan voor gebruik door externen te voorzien. Bij bestaande infrastructuur kan dan weer een verkennende rondleiding met de potentiële partner(s) verhelderend zijn. Dan wordt het al snel duidelijk of de infrastructuur voldoet aan de verwachtingen, dan wel of kleine aanpassingen nodig zijn.

Goede onderlinge afspraken

Alles staat of valt met goede communicatie. Maak daarom zeker voldoende tijd vrij om alles door te praten, ook de elementen die misschien vanzelfsprekend lijken. Leg de gemaakte afspraken vast in een gebruiksovereenkomst. Goede afspraken maken immers goede vrienden.

Om een goede verstandhouding te behouden, leg je, na het ondertekenen van de gebruiksovereenkomst, best nog enkele bijkomende overlegmomenten vast. Zo kan je misverstanden voorkomen en problemen snel oplossen. Ook als alles goed gaat, blijft het wenselijk om op regelmatige tijdstippen samen te komen om de samenwerking te evalueren. Zo kan je samen bekijken wat nog beter, vlotter en/of efficiënter kan worden georganiseerd.

Het financiële plaatje

Door ruimte te delen, deel je ook de kosten, waardoor je in principe altijd een financieel voordeel behaalt. Natuurlijk moeten alle kosten dan duidelijk in kaart gebracht worden, ook het bijkomend energieverbruik, de extra onderhoud- en schoonmaakkosten, de bijkomende verzekeringskosten, de inzet van extra personeel, de eventuele impact op fiscaal gebied of de werkingssubsidies…

Bij gedeeld ruimtegebruik is het ook van belang dat de partners weten of de financiële bijdrage enkel kostendekkend is, dan wel of de gehanteerde prijs hoger ligt waardoor er winst wordt gemaakt.

Het algemeen beheer

Ruimte delen vergt extra tijd en energie. Een goed beheer, vlotte communicatie en voldoende informeel contact kunnen die extra inspanningen gelukkig tot een minimum beperken. Werk vooraf een goed systeem uit om gedeeld ruimtegebruik te plannen in tijd en ruimte en zorg voor een transparante afrekening. Organiseer ook een vlotte toegang tot de gedeelde infrastructuur met een efficiënt sleutelplan en denk na over een meldpunt voor schade en technische problemen.

OVAM en Vlaanderen Circulair lanceren een subsidieoproep om initiatieven rond gedeeld gebruik te ondersteunen. De subsidie ondersteunt “projecten die experimenteren, demonstreren en kennis verspreiden om gedeeld gebruik toegankelijker, betaalbaarder en aantrekkelijker te maken voor verschillende doelgroepen”. De uiterste deadline voor indiening is donderdag 11 september 2025. De goedgekeurde projecten moeten starten vóór 31 december 2025 en mogen maximaal 24 maanden duren. Het gesubsidieerde project kan deel uitmaken van een ruimer project, dat langer loopt. Vlaanderen subsidieert tot 80 % van het project, met een maximum van 100 000 euro.