Afspraken maken met gedeelde gebruikers

Checklist afspraken

Op basis van enkele praktijkvoorbeelden stelden we een overzicht van afspraken samen. Start je zelf met gedeeld ruimtegebruik, neem dan deze checklist bij de hand. Zo heb je een goede basis om de eigen afspraken vorm te geven.

Reservering en toegang

• Hoe wordt gedeeld ruimtegebruik georganiseerd?

  • Wordt er gewerkt met vaste tijdstippen?

  • Wanneer moet je reserveren?

  • Moet de reservatie bevestigd worden?

• Wie krijgt toegang tot de infrastructuur?

• Hoe wordt de toegang tot de juiste ruimtes verkregen (sleutelplan)?

Algemene afspraken

• Welke afspraken zijn er naar de verblijvende groepen, de bewoners en derden?

• Waar kan je parkeren?

• Welke maatregelen moeten er gevolgd worden om geluidsoverlast te beperken?

• Waar is roken toegestaan?

• Welke afspraken zijn er rond alcoholverbruik?

• Welke afspraken zijn er op vlak van het verspreiden van beeldmateriaal?

Gebruik buitenruimte

• Onder welke voorwaarden worden honden (huisdieren) toegelaten?

• Welke activiteiten zijn wel/niet toegelaten? Denk aan kampvuur, speeltoestellen, zwemvijver …

• Wat zijn de afspraken rond het gebruik van de binnenruimte in relatie met de buitenruimte (bijv. gebruik sanitair)?

Gebruik van ruimtes en materialen

• Welke ruimtes worden gedeeld?

• Welke ruimtes worden exclusief toegekend?

• Welk materiaal en meubilair mag wel/niet gebruikt worden?

• Wie krijgt toegang tot de technische ruimte en mag de technieken (verwarming, elektriciteit, gas …) bedienen?

• Wie mag gebruik maken van wifi?

Keuken

• Welke keukenapparaten mogen wel/niet gebruikt worden?

• Welk keukenmateriaal mag wel/niet gebruikt worden?

• Wie schakelt de koelkast en diepvries in en uit?

• Wat mag wel/niet gebruikt worden uit de (voorraad)kasten?

Sanitair

• Welke toiletten en douches mogen gebruikt worden?

• Wie zorgt voor de producten (toiletpapier, zeep, handdoeken …)?

Veiligheid en noodprocedures

• Wie communiceert over het EHBO-materiaal of de noodprocedures?

Afsluiten

• Wie moet de gedeelde ruimtes schoonmaken en wat zijn de verwachtingen?

• Hoe moet het materiaal teruggeplaatst worden?

• Hoe moet het afval gesorteerd worden?

• Wie verzamelt de verloren voorwerpen?

• Wie doet de eindcontrole?

• Hoe moet je schade melden?

• Hoe worden de gedeelde ruimtes op een correcte manier afgesloten (sleutelplan)?

Administratief

• Wie is verantwoordelijk voor de planning?

• Wie is verantwoordelijk voor de contracten (energie, water, afvalophaling …)?

• Wie is verantwoordelijk voor de afrekening?

• Wie is verantwoordelijk voor de verzekeringen?

Algemeen onderhoud

• Wie herstelt de schade?

• Wie voert het afval af?

• Wie doet de jaarlijkse schoonmaak (ramen poetsen, verwijderen bladeren uit dakgoten e.d.)

• Wie is verantwoordelijk voor de technische keuringen?

• Wie onderhoudt het domein?

Contactpersonen en communicatie

• Zorg voor aanspreekpunten en maak duidelijke afspraken wie wanneer gecontacteerd moet worden.

• Zet communicatiekanalen op (bijv. WhatsAppgroep).

• Leg overlegmomenten vast om de samenwerking te evalueren.