Het kasboek
Om steeds het overzicht over je financiën te bewaren, werk je best met een kasboek. Het kasboek is het document waarin alle inkomsten en uitgaven van een bepaalde rekening of kas worden bijgehouden. Je kan zowel een kasboek maken voor je bankrekeningen als voor je contant geld.
Door maandelijks het kasboek aan te vullen, verplicht je jezelf om een overzicht te bewaren van de financiën van je jeugdvereniging. Als je het maandelijks openbaar maakt, geef je ook aan anderen uit je jeugdvereniging de kans om op de hoogte te blijven van jullie financiële situatie.
Het kasboek geeft bijvoorbeeld aan dat er momenteel bijna geen geld in kas is. Anderen uit je jeugdvereniging zijn hiervan op de hoogte omdat jij het kasboek up-to-date houdt en openbaar maakt. Zo wordt het een gemeenschappelijke verantwoordelijkheid.
In een kasboek worden (enkel) de werkelijke uitgaven en inkomsten geboekt. De meest eenvoudige structuur van een kasboek vind je hieronder.
Datum + Ticketnr + Omschrijving + Inkomsten + Uitgaven + Saldo
De ‘bewegingen’ op de bankrekeningen of in de kas noteer je chronologisch. Je kan het kasboek meer detailleren en verder indelen door kolommen bij te plaatsen:
de bankrekening of kas waarop de beweging wordt uitgevoerd,
een ‘categorie’ opbrengst of kost (= begrotingslijn ): bijvoorbeeld ‘aankoop voeding’ of ‘bijdrage deelnemers’,
de persoon die of het bedrijf dat het geld gekregen of betaald heeft (‘klanten en leveranciers’),
het project waar de kosten en opbrengsten bij horen (dat kan eventueel zelfs een deelproject zijn). Voorbeelden zijn de organisatie van een ‘bouwbrunch’ of de ‘verbouwing sanitair’,
vrij te kiezen categorieën.
Als je voor deze extra indelingen kiest, maak je een extra kolom in je kasboek.
Op basis van deze indelingen zal het dan mogelijk zijn om verschillende rapporten te maken. Zo’n rapport geeft je dan vrij eenvoudig een zicht op de inkomsten en uitgaven per categorie. Het is bijvoorbeeld erg interessant om te weten hoeveel je in totaal aan lidgeld hebt ontvangen of hoeveel de verschillende werkjes van de elektricien jullie al gekost hebben.
Het belangrijkste rapport zal uiteraard dat van de aparte bankrekeningen en kassen zijn.
Een kasboek kan je maken met het computerprogramma Excel. Een aantal koepels van jeugdverenigingen biedt ook kasboeksjablonen aan in Excel.