Gezond financieel beheer

Het is aan te raden om jullie afspraken voor een goed financieel beleid vast te leggen op papier en ervoor te zorgen dat iedereen deze afspraken kent. Dit kan je waarborgen door ze jaarlijks te overlopen met de hele groep. Welke vragen beantwoord je minstens in zo’n reglement?

Wie beheert voor jullie vereniging de financiën?
Wellicht heb je een penningmeester aangesteld. Dit is een persoon die zich in de eerste plaats ontfermt over de financiën en de boekhouding doet. Maar het financiële beleid is best een bezorgdheid van de hele ploeg. Bespreek regelmatig de stand van zaken, discussieer over welke (grote) aankopen jullie in de toekomst plannen, hou samen in de gaten welke rekeningen nog betaald moeten worden,...

Op welke manier houden jullie een overzicht bij van de inkomsten en uitgaven?
Een boekhouding zorgt ervoor dat je de inkomsten en uitgaven overzichtelijk kan rangschikken. Op die manier kan je gemakkelijk prognoses maken, geldstromen controleren en je leden of medewerkers goed informeren over de financiële situatie.

Hebben jullie een financieel plan voor de toekomst?
Een vereniging financieel gezond houden, doe je niet enkel op korte termijn: denk ook eens na over de langetermijnplanning. Daarbij kan je o.a. in kaart brengen op welke manier jullie sponsoring/subsidies zullen zoeken.

Hoe zit het met de uitgaven voor je lokaal?
Drie mogelijke scenario's vragen elk om een andere aanpak:

• Ofwel heb je eigen lokalen. Dan heb je de zekerheid er te kunnen blijven. Nadeel aan het hebben van eigen lokalen, is dat je zelf moet instaan voor het onderhoud en de werken. Dat kost veel tijd en energie.

• Ofwel huren of gebruiken jullie je gebouw bij gemeente, parochie, brouwer, school,... waardoor je mogelijk niet de zekerheid hebt er te mogen blijven. Als het allemaal een beetje mee zit, heb je in deze situatie wel het voordeel dat je niet of in mindere mate zelf moet instaan voor het onderhoud van en de werken aan het gebouw.

• Ofwel ben je wilde plannen aan het maken voor het verwerven van een grond/lokaal of het bouwen van een nieuw lokaal. Dan is het nodig om een groot financieel plan te maken. Stel daarom een budgettering op. Bestaat de mogelijkheid om een dele van de jaarlijkse opbrengsten te versluizen naar de lokalenbouw? Heb je dan nog genoeg geld over voor de gewone werking? Zijn er dan nog extra geldacties nodig? Deze vragen helpen je bij het opstellen van een overzichtelijke budgettering.