Afspraken maken met gedeelde gebruikers

Reservering en toegang

• Hoe wordt gedeeld ruimtegebruik georganiseerd?

  • Wordt er gewerkt met vaste tijdstippen?

  • Wanneer moet je reserveren?

  • Moet de reservatie bevestigd worden?

• Wie krijgt toegang tot de infrastructuur?

• Hoe wordt de toegang tot de juiste ruimtes verkregen (sleutelplan)?

Algemene afspraken

• Welke afspraken zijn er naar de verblijvende groepen, de bewoners en derden?

• Waar kan je parkeren?

• Welke maatregelen moeten er gevolgd worden om geluidsoverlast te beperken?

• Waar is roken toegestaan?

• Welke afspraken zijn er rond alcoholverbruik?

• Welke afspraken zijn er op vlak van het verspreiden van beeldmateriaal?

Gebruik buitenruimte

• Onder welke voorwaarden worden honden (huisdieren) toegelaten?

• Welke activiteiten zijn wel/niet toegelaten? Denk aan kampvuur, speeltoestellen, zwemvijver …

• Wat zijn de afspraken rond het gebruik van de binnenruimte in relatie met de buitenruimte (bijv. gebruik sanitair)?

Gebruik van ruimtes en materialen

• Welke ruimtes worden gedeeld?

• Welke ruimtes worden exclusief toegekend?

• Welk materiaal en meubilair mag wel/niet gebruikt worden?

• Wie krijgt toegang tot de technische ruimte en mag de technieken (verwarming, elektriciteit, gas …) bedienen?

• Wie mag gebruik maken van wifi?

Keuken

• Welke keukenapparaten mogen wel/niet gebruikt worden?

• Welk keukenmateriaal mag wel/niet gebruikt worden?

• Wie schakelt de koelkast en diepvries in en uit?

• Wat mag wel/niet gebruikt worden uit de (voorraad)kasten?

Sanitair

• Welke toiletten en douches mogen gebruikt worden?

• Wie zorgt voor de producten (toiletpapier, zeep, handdoeken …)?

Veiligheid en noodprocedures

• Wie communiceert over het EHBO-materiaal of de noodprocedures?

Afsluiten

• Wie moet de gedeelde ruimtes schoonmaken en wat zijn de verwachtingen?

• Hoe moet het materiaal teruggeplaatst worden?

• Hoe moet het afval gesorteerd worden?

• Wie verzamelt de verloren voorwerpen?

• Wie doet de eindcontrole?

• Hoe moet je schade melden?

• Hoe worden de gedeelde ruimtes op een correcte manier afgesloten (sleutelplan)?

Administratief

• Wie is verantwoordelijk voor de planning?

• Wie is verantwoordelijk voor de contracten (energie, water, afvalophaling …)?

• Wie is verantwoordelijk voor de afrekening?

• Wie is verantwoordelijk voor de verzekeringen?

Algemeen onderhoud

• Wie herstelt de schade?

• Wie voert het afval af?

• Wie doet de jaarlijkse schoonmaak (ramen poetsen, verwijderen bladeren uit dakgoten e.d.)

• Wie is verantwoordelijk voor de technische keuringen?

• Wie onderhoudt het domein?

Contactpersonen en communicatie

• Zorg voor aanspreekpunten en maak duidelijke afspraken wie wanneer gecontacteerd moet worden.

• Zet communicatiekanalen op (bijv. WhatsAppgroep).

• Leg overlegmomenten vast om de samenwerking te evalueren.