Algemene subsidievoorwaarden en -vereisten
Wat zijn de algemene voorwaarden waaraan een vereniging moet voldoen bij het aanvragen en ontvangen van een Vlaamse subsidie?
Subsidievoorwaarden bij aanvraag
Onder algemene voorwaarden van de vereniging verstaan we de juridische en zakelijke voorwaarden waaraan de verenigingen moeten voldoen. Deze voorwaarden zijn essentieel om in aanmerking te komen voor erkenning, werkings- en variabele subsidies en/of projectsubsidies binnen het jeugddecreet van 23 november 2023. Er zijn drie zaken waar je rekening mee moet houden inzake algemene voorwaarden, integriteit en eigen vermogen.
Deze subsidievoorwaarden kan je ook altijd nalezen op de website en in de leidraden van het departement Cultuur, Jeugd & Media.
1) Algemene voorwaarden vereniging
De aanvrager is een vereniging.
De aanvrager aanvaardt in hun werking de principes en de regels van de democratie, onderschrijft ook het Verdrag inzake de Rechten van het Kind en het Europees Verdrag tot bescherming van de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden en draagt deze uit in de werking.
De aanvrager heeft hun zetel in het Nederlandstalige taalgebied of in het tweetalige gebied Brussel-Hoofdstad.
De aanvrager zorgt ervoor dat alle gegevens die verband houden met de erkennings- en subsidiëringsvoorwaarden op de zetel voorhanden zijn in het Nederlands en stelt deze ter beschikking voor toezicht aan de administratie.
De aanvrager draagt de bevoegdheden die wettelijk toekomen aan de algemene vergadering of aan het bestuursorgaan, niet over aan een derde.
De aanvrager beheert op zelfstandige wijze de financiën en bepaalt het eigen beleid. De naleving hiervan blijkt uit volgende elementen:
De vereniging beschikt over een eigen secretariaat dat duidelijk kan worden onderscheden van elke andere rechtspersoon. Het secretariaat bevindt zich op de zetel van de vereniging.
De vereniging is werkgever en opdrachtgever van haar personeel.
De vereniging bepaalt haar programmering zelf en voert die zelf uit.
De vereniging beschikt over een eigen bankrekening.
De vereniging organiseert activiteiten of verleent diensten in eigen naam.
De vereniging erkent het belang van het gebruik van het Nederlands bij de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten.
2) Integriteitsbeleid bij de vereniging
Een integriteitsbeleid is een set van richtlijnen, regels en normen die een organisatie opstelt om ervoor te zorgen dat haar medewerkers en leden zich eerlijk, ethisch en transparant gedragen.
De definitie van het begrip “integriteitsbeleid” wordt verruimd. De maatregelen die de organisatie moet nemen met het oog op de bewaring en bevordering van de fysieke, psychische en seksuele integriteit van personen zijn uitgebreid tot beleidsinstrumenten op organisatieniveau, die ook de integriteit van de organisatie in haar geheel en het integer handelen van haar jeugdwerkers moeten bevorderen. Maatregelen gericht op personen volstaan niet. Er is in een integriteitsbeleid ook aandacht vereist voor de cultuur en structuur van een organisatie
Werkingssubsidie (erkenning)
De vereniging voert een integriteitsbeleid uit volgens de vereisten van de Vlaamse Regering.
De vereniging organiseert een aanspreekpunt integriteit. De Vlaamse Regering bepaalt wat het uitvoeren van de taken van dit aanspreekpunt inhoudt en geeft aan hoe de organisatie aantoont dat de taken worden uitgevoerd.
De vereniging maakt het integriteitsbeleid en aanspreekpunt publiek bekend.
Projectsubsidie
De vereniging sluit aan bij de grondslagen van het integriteitsbeleid
3) Eigen vermogen
een vereniging die een erkenning aanvraagt moete kunnen aantonen dat ze voldoet aan de algemene voorwaarden hierboven, de specifieke voorwaarden naargelang de aangevraagde erkenning en dat de vereniging op het einde van de twee boekjaren vóór het jaar waarin de erkenningsaanvraag wordt ingediend, een positief eigen vermogen. Zo niet, legt ze een financieel plan voor waarin ze aantoont op welke manier een positief eigen vermogen wordt gerealiseerd.
Subsidievereisten tijdens het ontvangen van een subsidie
Bij een werkingssubsidie / erkenning:
Er zijn een aantal vereisten waaraan een erkende vereniging zich tijdens de periode van de erkenning dient te voldoen. Deze bestaan uit enkele algemene erkenningsvereisten en specifieke financiële vereisten.
Jeugdverenigingen vormen een essentieel onderdeel van de maatschappij, waar jongeren niet alleen hun talenten ontwikkelen, maar ook vriendschappen sluiten en belangrijke levenslessen leren. Om deze vitale rol te kunnen blijven vervullen, moeten jeugdverenigingen voldoen aan specifieke erkenningsvereisten gedurende de erkenningsperiode. Deze vereisten dienen als de bouwstenen voor het creëren van veilige, inclusieve en educatieve verenigingen waarin jongeren kunnen gedijen en hoe we rapporteren en onderzoek ondersteunen over het jeugdwerk.
De organisatie moet na erkenning:
Meewerken aan onderzoek, met inbegrip van het verzamelen van data over de werking van de vereniging, dat door of namens de Vlaamse Regering wordt georganiseerd met het oog op het voeren van een Jeugd- en Kinderrechtenbeleid.
Het logo van de Vlaamse Gemeenschap opnemen op alle informatiedragers die betrekking hebben op initiatieven die gesubsidieerd worden in het kader van het decreet. (flyers, sociale media, poster, aankondigingen, op evenementen, …). Dit is deel van de rapportage, bewijsvoering.
Een functionele en een financiële verantwoording van het gebruik van de subsidie indienen. Deze verantwoording moet goedgekeurd zijn door de algemene vergadering van de vereniging. Is er geen algemene vergadering? Laat dan de verantwoording goedkeuren door het bestuur.
Een functionele verantwoording bestaat uit een werkingsverslag waarin de vereniging aantoont op welke wijze de activiteit is uitgevoerd waarvoor de subsidie is toegekend. Hierbij toon je aan dat de nodige modules gerealiseerd zijn.
Het werkingsverslag (over het aantonen van de modules) wordt ingediend uiterlijk op 31 maart van elk jaar dat volgt op het jaar waarvoor de subsidie.
Het werkingsverslag wordt aangevuld met de inhoudelijke rapportage over de uitvoering van de beheersovereenkomst in het 3de jaar van de vijfjarige beleidsperiode en in het jaar dat volgt op de vijfjarige beleidsperiode.
Deze financiële verantwoording bestaat uit:
een jaarrekening van de vereniging, waarbij je aantoont welke kosten zijn gemaakt om de activiteiten uit te voeren waarvoor de subsidie is toegekend en welke opbrengsten de begunstigde in het kader van de voormelde activiteit heeft verworven uit de activiteiten zelf of uit andere bronnen.
Bij het ontvangen van een werkingssubsidie ben je als vereniging ook verplicht een verslag in te dienen van een bedrijfsrevisor, deze is lid van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren of een externe account die geen andere opdrachten vervuld voor de vereniging.
De voormelde verenigingen dienen het financiële verslag uiterlijk in bij de administratie op 31 maart van het jaar dat volgt op het jaar waarvoor de subsidie is toegekend.
Meer info over deze verantwoording vind je in de leidraden op de website van het departement CJM per werksoort (onderaan).
Een boekhouding voeren en deze organiseren zodat deze op elk ogenblik kan worden gecontroleerd (door de Vlaamse administratie).
Toestaan dat de administratie en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, onderzoeken.
Jaarlijks de resultaten van de gesubsidieerde activiteiten openbaar maken via fysieke of digitale media.
Verenigingen met een werkingssubsidie krijgen minstens één keer tijdens de subsidieperiode een plaatsbezoek (na het 2de jaar van de vijfjarige beleidsperiode en uiterlijk op 31 augustus van het 4de jaar). De administratie (Departement Cultuur, Jeugd & Media) deelt minstens dertig dagen op voorhand de datum mee van het plaatsbezoek. Tijdens dit plaatsbezoek komt de administratie langs, waarbij ze zich kan laten ondersteunen door externe deskundigen. Tijdens het plaatsbezoek wordt de realisatie van de activiteiten waarvoor de subsidie is toegekend. De administratie kan beslissen om tijdens het plaatsbezoek bijkomende aandacht te besteden aan de manier waarop de vereniging:
Bijdraagt aan de prioritaire, transversale doelstellingen van het Jeugd- en Kinderrechtenbeleid.
inspeelt op actuele thema's over jeugdwerk of kinderrechten
De administratie bezorgt aan de vereniging, uiterlijk 30 dagen na het plaatsbezoek, een ontwerp van het verslag waarbij volgende zaken worden opgenomen:
de vaststellingen van de administratie
de punten die de begunstigde heeft geagendeerd
de conclusie van de administratie (aanbevelingen tot behouden erkenning, bij de verdere uitvoering van de beheersovereenkomst, bij de functionele of financiële verantwoording, de mogelijke gevolgen voor de erkenning en subsidiëring van de vereniging)
De vereniging kan inhoudelijke bezwaren en opmerkingen over materiële fouten uiterlijk 30 dagen na het ontvangen van dit ontwerp, bezorgen aan de administratie. Daarna zal de administratie uiterlijk 30 dagen na dit ontvangen een definitief verslag bezorgen aan de vereniging. Dit verslag wordt toegevoegd aan het dossier van de vereniging over de subsidieperiode.
Twee jaar voor het einde van de subsidieperiode moet de vereniging een positief eigen vermogen hebben. Indien dit niet het geval is, moet er een duidelijk financieel plan bij de administratie voorgelegd worden dat laat zien hoe het positief eigen vermogen bereikt zal worden. Indien dit niet lukt, kan een stopzetting van de subsidie en erkenning een gevolg zijn.
Bij een projectsubsidie:
Meewerken aan onderzoek, met inbegrip van het verzamelen van data over de werking van de vereniging, dat door of namens de Vlaamse Regering wordt georganiseerd met het oog op het voeren van een Jeugd- en Kinderrechtenbeleid.
Het logo van de Vlaamse Gemeenschap opnemen op alle informatiedragers die betrekking hebben op initiatieven die gesubsidieerd worden in het kader van het decreet. (flyers, sociale media, poster, aankondigingen, op evenementen, …). Dit is deel van de rapportage, bewijsvoering.
Een boekhouding voeren en deze organiseren zodat deze op elk ogenblik kan worden gecontroleerd (door de Vlaamse administratie).
Toestaan dat de administratie en het Rekenhof de werking en de boekhouding, zo nodig ter plaatse, onderzoeken.
Op het einde van het project verantwoord de vereniging de subsidie aan de hand van een financieel verslag en werkingsverslag uiterlijk* in het jaar volgend op de projectperiode.
*De datum waarom je dit moet indienen verschilt van projectsubsidie tot projectsubsidie, bekijk dus goed de leidraden op de website van het departement om de juiste datum te kennen.